Mõned aastad tagasi intervjueerisin firmajuhte vajadusest tšekiäpi järele. Et kuidas keegi tšekke kogub ja mis mured sellega on. Sellest ajast on meelde jäänud, kuidas keegi viskas nalja, et kas ma ka tean, mida firmajuhid jõulude ajal teevad? Vastus: Otsivad kadunud tšekke taga. 


Paar aastat läks mööda ja tšekiäpi ideest oli saanud päris OÜ. Käes olid 2019 aasta jõulud ja anekdootlikul kombel tegelesin siis mina CostPocket OÜ kadunud tšekkide otsimisega. 


Sellest ajast saadik oleme muutnud oma protsessid selliseks, et nüüd tegeleme kadunud dokumentide otsimisega iga uue kuu alguses. Oskan sellist töökorraldust ainult soovitada. 


Meie ettevõttel on ca 40-60 erinevat kulu iga kuu ja osad neist on päris keerukad - näiteks Facebook võtab arvelt raha tavaliselt siis, kui talle meeldib. Harilikult siis, kui mingi limiit täis tiksub, aga ühtlasi Facebook ise suurendab automaatselt seda limiiti) ja nii võib tekkida iga kuu pinu segaseid kulutusi. 


Igal juhul on sellise arvekoguse juures hea küll iga kuu kümme minutit kulutada, et mitte jõulude ajal mitu tundi kulutada. 


Antud blogipostitus keskendub eelkõige digitaalsetele kuludokumentidele, mida teenusepakkujad automaatselt e-mailile saadavad või mõnedel raskematel juhtudel keskkondadest otsima peab hakkama. 


Dokumentide edastamine e-mailiga


Digitaalselt dokumente on lihtsam edastada e-mailiga (kui näiteks ekraanist pilti teha tšekiäpiga). Igal CostPocketis registreeritud organisatsioonil on oma @costpocket.com e-maili aadress, mida saab näha äpist:


Erinevad arved kipuvad mul erinevatesse postkastidesse tulema. See kasutajanimi seal aadressi (martin+[email protected]) ees on kasulik selleks, et CostPocket teaks, millise kasutajakontoga see kulutus siduda (e-maili puhul on ju peamiseks identifikaatoriks saatja e-maili aadress). Eriti kasulik siis, kui oled oma CostPocketi kontol ära märkinud ka oma IBANi.


Juhul, kui tarnija saadab e-mailiga normaalse arve, siis on lihtne. Forward õigele aadressile ja CostPocket digiteerib, ladustab ja edastab raamatupidamistarkvarasse.  


Receipt, payment ja invoice


Kõige paremini töötab mul see, kui sissetulnud dokumendid kohe edasi saadan. Aga teinekord on see kahe silma vahele jäänud ja siis võib õige arve leidmine postkastist olla juba raskem - näiteks kui teenusepakkuja saadab lisaks arvele ka palju igasugu muid teavitusi e-mailile. Tavaliselt aitavad märksõnad ‘receipt’, ‘payment’ ja ‘invoice’ õiget dokumenti leida.


E-maili subject

Tavaliselt katsun e-maili pealkirja midagi lühidat ja kasulikku kirjutada, sest subject jõuab kommentaarina raamatupidajale.


Naljaka näitena saan välja tuua, et ise kasutasin pikka aega pealkirja ‘koodi hostimine’, kuni sain aru, et raamatupidajale see vist väga midagi ei ütle.


Iga raamatupidaja lahendab seda erinevalt, aga baasprobleemiks raamatupidajale on see, et mis osakonna kuluks (kas turundus, tehnoloogia jne) antud dokument läheb. Ma olen Fwd ja Re ka pealkirja algusest ära kustutanud, sest mis sa selle infoga ikka raamatupidmises teed.


Attachement & kirja sisu

Iga e-mailiga kaasa pandud manusest tehakse CostPocketis eraldi kuludokument, nii, et travel itenary oleks mõistlik enne edasi saatmist ära kustutada.


Juhul, kui e-mailil pole manust, tehakse terve e-maili sisust PDF. See on nii, sest osad (tihti näiteks hotelli- ja reisiteenused) ei panegi PDF-i kaasa ja siis see kiri ise ongi nö kuludokument.


Vanasti raamatupidajad trükkisid välja selliseid kirju, aga nüüd on CostPocketiga võimalik antud kirja lihtsalt õigele aadressile forwardides e-mailist automaatselt PDF teha. 


Juhul, kui e-mailis pole manust ja seal on lisaks kuludokukmendi infole ka kõvasti reklaami, olen ma reklaamiosa ära kustutanud, muidu hoitakse seda meil seitse aastat (pärast esitamise aasta lõppu) raamatupidamises alles. Lisaks samuti selle info, et kes kellele ja millal seda kirja edasi saatis. 


Minimaalne info kuludokumendil


Elektroonilisel kuludokumendil võiks minimaalselt näha olla:

summa,

makse kuupäev,

tarnija nimi,

valuuta,

arve number

ja mille eest antud arve väljastati.


Hea oleks lisaks veel teada makseviisi ja tarnija reg või KMKR koodi, juhul kui nood eksisteerivad. Eesti arved ei kehtigi, kui seal antud infot pole, aga seleta seda siis Türkmenistan või USA teenusepakkujale.


Juhul kui oled käibemaksukohuslane, siis hea arve tunned selle järgi ära, et käibemaks on igal arve real välja toodud. Paljude elektrooniliste teenuste pakkujad asuvad küll igalpool ümber maailma, aga märgi KMKR number alati ära teenust tellides. Mitmel muidu Ameerika firmal on Euroopa Liidus ka kontor (näiteks Google Ireland Ltd, Facebook Ireland Ltd jne). 


Kui arvel on ostja KMKR number märgitud, siis Euroopa Liidus arvele KM-i ei lisata. Tänase seisuga (18. aprill. 2020) kehtib Suurbritanniaga sama kord.


Juhul, kui antud kirjas infot puudu on, siis tuleks kirjast otsida nuppu ‘View invoice’, ‘Download as PDF’ vms või minna teenusepakkuja keskkonda arvet otsima.



Arvete otsimine keskkondadest


Teinekord on vajalik õige arve kätte saamiseks siiski pilvekeskkonda kohale minna. Tavaliselt aitab, kui otsida Settings alt sõna Billing.


Näiteks Facebookis:

Kuna Google Ads võtab oma teenuste eest raha ette (mitte ei saada arvet limiidi täis tiksumisel või kuu lõpus), siis võib pahatihti juhtuda, et sinna laekub mitu makset kuu jooksul. Sellisel puhul on kõige lihtsam mitte otsida individuaalseid arveid, vaid tõmmata kogu kuu kokkuvõte (koos KM informatsiooniga).


Kokkuvõtteks


Pärast kõike seda meenus, kuidas kunagi CostPocketi äriideed onu Peetrile selgitada püüdsin. Onu Peeter oli omal ajal kolhoosi esimees olnud, pikad pensioniaastad pigem rahulikult elanud. Selgitasin talle siis, kuidas inimesed peavad tšekke taga otsima ja ta ütles, et ‘Misasja, ma muud ei oska öelda, kui et üks igavene korralagedus valitseb teil seal!’.


On tõsi, et kolhoosiajast on asjad edasi arenenud ja tõesti, tänapäeval on tõesti võimalik, et osasid dokumente peab päris kaua taga otsima. Osad organisatsioonid on suured, osadel töötajatel dokumente tohututes kogustes, osad jõuavad kodumaale ainult korra poole aasta jooksul, osad lihtsalt unustavad. Õnneks on tänapäeval digitaalsel ajastul võimalik hoida asjad nii korras, et dokument jõuab teiselt poolt maakera raamatupidamiseni sekundite jooksul. 






Google pay img Apple pay img