Raamatupidajad, kes on saanud (või saavad siiani) arveid ja tšekke iganädalaselt või -kuiselt paberil (kaante vahel, kingakarbis, torusse keeratuna, kilekotis, ümbrikus või mõnel muul huvitaval viisil, tõstavad käed nüüd! Ja siis tõstavad käed need raamatupidajad, kes praegusel viiruse perioodil pigem ei sooviks saada teadmata päritoluga pabereid enda kätte. Ja lisaks need, kes ei soovi klientidega oma kodust aadressi jagada dokumentide vahetamiseks.

 

Jah, praegu on tõeline proovikivi meie koduõuele jõudnud. Kogu maailm on pea peale pööratud, kontorid seisavad suures mahus tühjana ja kodus on segamini töötegemine, vaba aeg, laste koolitükid, poeskäimine ja vanaemale apteegist rohu viimine. Ning kõige selle keskel on virn arveid, mis on vaja programmi viia.


Või kas on virn pabereid? Meieni on jõudnud päris mitmelt poolt infot, et raamatupidaja ei soovi oma kodukontori asukohta klientidele välja öelda. Seda mitmel põhjusel - esiteks, kodu on ikkagi isiklik koht ning keegi meist ei soovi peale kriisi möödumist saada oma isiklikku postkasti tööalaseid dokumente. Ja teiseks kardetakse viirust ning selle levikut paberite kaudu. Seetõttu pakume omalt poolt välja lahendusi, mida pakkuda klientidele, et muuta dokumentide vahetus paberivabaks.

 

1.   Kõik e-mailile tulnud arved edastage meili teel. Kasulik on teha sissetulevate arvete jaoks eraldi postkast, kuhu kõik kliendid saavad arveid saata. Hea nipp on siinjuures lisada igale kliendile oma märge juurde, et postkastis oleksid hiljem arved hallatavad. Gmaili puhul käib see lihtsalt: kui kasutad arvete postkastiks [email protected], siis saad igale kliendile teha “oma” email aadressi, mille järgi hiljem arveid edastada, lisades kliendi nime + märgiga, näiteks [email protected].

2.   Kõik paberil olevad tšekid ja arved soovitame kliendil pildistada CostPocketi äpiga - lisaks digitaalsele arvete edastamisele lahendab see veel ka teisi murepunkte. Nimelt digiteerib äpp dokumendil oleva info ära ning edastab selle otse raamatupidamisprogrammi, mistõttu jääb ära käsitsi arvete sisestamise vaev. Loe lähemalt teenuse kohta siit: https://costpocket.com/et/kuidas

3.   Kui pildistada tahaks, aga arveid programmi kanda ka, siis on olemas ka lahendusi dokumentide skännimiseks ja meili teel edastamiseks/dropboxi üleslaadimiseks. iPhone-le on olemas äpp nimega Scanbot, Androididele on olemas Smart Doc Scanner ja Tiny Scanner (viimane sobib ka iPhonele). Lisaks on siin veel ülevaade skännimisäppidest: https://www.techradar.com/best/best-document-scanning-apps

4.   Kui klient pildistada ei taha, aga on nõus ise kontoris käima, siis on ka variant paluda tal oma kontori skänneriga dokumendid ära skännida ning raamatupidaja e-postile edastada.

 

Teame ka, et leidub neid kliente, kes ei ole mingi hinna eest nõus ise pilte tegema ja tahavad raudpolt kindlalt edastada dokumente paberil. Ega sellisel juhul ei aitagi muu, kui korduvalt ja korduvalt rahumeelselt uuesti selgitada, et digitaalne dokument on täpselt sama seaduslik ja korrektne kui paberversioon. Lisaks vähendab paberile trükkimise vähendamine loodusele tehtavat kahju, aitab viiruseid eemal hoida ning lõpuks vähendab ka tegelikult kõigi ajakulu, kuna paberite toimetamine käest-kätte on juba ise kahtlemata aega ja raha nõudev tegevus.

 

Seega meie (jah, kergelt kallutatud) soovitus on kasutada CostPocketit dokumentide kontaktivabaks edastuseks, seda nii käesoleva kriisi kui ka muul ajal. Esiteks säästame sellega loodust, teiseks austame raamatupidaja aega ning privaatsust. Soovime edukat kodust töötamist meile kõigile!

 


Google pay img Apple pay img