Foto: Inimene pildipangast mõtleb eksistentsiaalsete küsimuste üle (Ben White / Unsplash).


Et kõik algusest ära rääkida, siis me oleme päris paljude klientide käest küsinud ja inimesed teevad kuluaruandlust ikka igasugust erinevat pidi. Ja me oleme oma eesmärgiks võtnud kõiki võimalikke viise võimaldada. Aga osad harjumused on paremad kui teised.


Meil näiteks Tatjana otsib mind juba teist kuud taga ja mina otsin taga kahte Riiast pärit kviitungit. Ma mäletan nii selgelt seda päeva kui need mulle ühel päikesepaistelisel pärastlõunal kätte anti, aga mis neist pärast sai… Tatjana tahab ka teada, muidu tuleb tulumaks.



Jõudsimegi kohe kiiresti esimese ivani. Kui kuludokument on kadunud, siis ei ole võimalik kindlaks teha, millise ärikulu jaoks ettevõtte vahendeid kasutati (ja millised maksud olid dokumendil) ning kohe rakendub kangem maksustamise kord. Ütleme seda ühe korra veel - läheb karmimaks maksustamiseks. Nüüd hingame sisse-välja ja mõtleme, et sellele on olemas lahendusi.



Kaks koolkonda



Vaidlus jaguneb hetkel võrdselt kahe koolkonna vahel. Ühed teevad tšekist kohe pildi ära ja teised teevad seda korra kuus.



Osad inimesed teevad seda korra kuus selle pärast, et nad on nii hästi organiseeritud. On juba restoraniköögistki selge, et ühesuguseid töid on mõtekas teha korraga. Koorid ikkagi kõik kartulid järjest ära, mitte ei käi vahepeal tainast sõtkumas. Ühte lihtsat tööd korduvalt järjest teha on lihtsalt märksa lihtsam. Teised inimesed ei ole nii hästi organiseeritud ja neid ajendab asjaga kord kuus tegelema eelkõige kuluaruandluse pidev homse varna viskamine.



Hea põhjuse kord kuus tegelemiseks annab ka see, et aruannet nõutakse… üks kord kuus. Kuludokumentide aruanded puudutavad eelkõige käibemaksu deklaratsioone (iga kuu 20. kuupäeva). Sellel kuupäeval peavad nad juba deklareeritud saama (ja ühtlasi ka ülekanne Maksuametile tehtud), nii et usinamatel raamatupidajatel on tihti juba vana kuu lõpus/uue alguses dokumendid kokku kogutud ning deebetid ja kreeditid välja arvutatud.



Aruandesüsteem sõltub ka organisatsioonist. Suuremates asutustes on nii, et tšekke ei saagi ühekaupa edastada, vaid ainult aruannetena, ning need aruanded lähevad siis ülemuste poolt kinnitusringile. Aeglasemates ettevõtetes kogutakse paberallkirju, kiiremates on juba elektroonilised kinnitusringid kasutuses.



Peamine argument tšekist kohe pilt ära teha on see, et siis ei pea seda enam meeles pidama. 10 sekundit piina (plaatina paketiga), 20 sekundit kuld ja hõbe paketiga, ning dokument on raamatupidajale kättesaadav koos kõikide vajalikke andmetega. E-mailile tulnud arved on ka palju lihtsam kohe edasi saata, kui minna poole kuu pärast postkasti otsima oma ‘Your Bolt ride on Tuesday’-d (kui sul juba Bolti äripaketti ei ole).



Teine hea põhjus on, et tšekid lihtsalt kuluvad ja pleekivad. Jäta üks päikesepaistelelisel päeval aknalauale ja juba ongi termotrükk paremate kassamaade poole teel. Katsu siis seletada, et ostsid printeripaberit, mitte hot dogi ja viskit.



Raamatupidajad ise on toonud välja kaks argumenti, miks neile digitaalselt meeldib tšekke koguda. Esimene on see, et siis ei tule kõik tšekid neile (kõikidelt klientidelt) korraga kuu lõpus, vaid tilguvad rahulikult kuu jooksul kohale. Nii on lihtne kuu lõpuks juba asjad välja arvutada. Teine argument on, et nii on neil võimalik dokumente digitaalselt käitleda ja see annab võimaluse teha seda kasvõi bussis või praamis. Varem oleks ikka naljakas olnud küll vaadata, kuidas keegi istub bussis ja loeb tšekkidelt käibemaksu kokku.




Kuidas siis ikkagi?



Ma olen näinud inimesi selle üle ikka sügavalt vaidlema minemas, et kas pilti peaks tegema kohe või korra kuus. Argumendid varieeruvad alates ‘need, kes korra kuus seda teevad, lihtsalt raiskavad oma elu’ kuni ‘mul on oma süsteem ja sa ei saaks kunagi aru’.



Meie omalt poolt soovitame kasutajatel teha nii, nagu neile endale meeldib, aga tegelikult nii, nagu nende raamatupidaja käsib. Lisaksime siia juurde isetehtud vanasõna, et ‘kes kuu lõpuks ära esitab, saab palgapäevaks kätte’. Ise katsun ikka pildi kohe ära teha ja kui ei tee, siis riskin sellega, et pean dokumenti hiljem taga hakkama ajama.



Statistikat

Uurisime anonüümset andmekogu (tekstituvastuse leitud tšeki väljastamise kellaaeg ja tšeki meile esitamise kellaaeg). Statistiliseks tõeks seda pidada ei saa (sest eks meid kasutavad ju keskmisest innovaatilisempoolsemad kliendid :), aga vast annab jämedate joontega mingi pildi ette.



1% kasutajatest teeb pildi 5 min jooksul

31% 10 min jooksul 

21% tunni sees ja 

ülejäänud hiljem. 


Ehk siis aitäh statistika! Selline 50-50 olukord paistab.


Teine tabel kujutab meie TOP 10 tihedamaid äpikasutajat aprillis


Esimesel kohal on keegi, kes kasutab meid 50 korda kuus, keskmiselt 23 minutit korraga. See on kaks korda igal tööpäeval. Me ei julgeks arvata, et see on inimene, kes iga päev 40-50 asja ostab, vaid pigem raamatupidaja või andmesisestaja. Me soovitame tavaliselt kuludokumendist pildi teha ikkagi kulu tegijal, see on tegelikult mõlemale poolele valutum ja kiirem.



6 sekundit tundub nagu mõõtmisviga (kui just tegemist ei ole tšekisnaiperiga, kes iga kord kolme sekundiga pildi ära teeb ja raamatupidajale kommentaari ei pea jätma), aga 11 sekundiga saab tšeki lahendalt ära sisestatud (tšekipõhise hinnastamise ja plaatina paketiga). Kuna nupud on iga tšeki lisamisel alati sama koha peal, siis hakkab teatud kogemuse juures andmete lisamine juba meenutama videomängu kombinatsioone.

Google pay img Apple pay img