Kuigi koroona ajal on lähetuste arv märkimisväärselt vähenenud, on lootust, et ühel hetkel on lähetus taas tööelu normaalne osa. Et selleks ajaks ei ununeks, mida lähetuste osas meeles pidada, siis siin on kiire ülevaade sellest teemast.


Päevarahad

Päevarahade mõiste on seotud välislähetusega ja selle eesmärgiks on kompenseerida töötajale toitlustuse ja muu igapäevaeluga seotud kulud. Siseriikliku lähetuse korral päevarahasid ette nähtud ei ole. St, kui ettevõte otsustab maksta siseriikliku lähetuse korral päevarahasid, tasutakse nende pealt kõik palgamaksud. Loogika selle taustal on see, et sööma peab inimene igatahes ning Pärnus ja Tallinnas ei ole söögi hindade vahel olulist erinevust.


Välislähetus on töötaja jaoks keerulisem ettevõtmine, minnakse võõrasse kohta, teist keelt rääkivasse keskkonda, kus puudub tavapärane turvavõrk ja harjumuspärased poed/söögikohad jms. Nii hinnavahe kui muu ebamugavuse kompenseerimiseks (perest ja sõpradest eemalolek) on ette nähtud välislähetuse päevaraha. Minimaalne tasu, mida ühe päeva eest töötajale maksta tuleb, on 22,37 eurot. Võib aga maksta rohkem. Maksuvabalt on lubatud maksta kuni 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus. Ülejäänud päevade eest võib maksta kuni 32 eurot maksuvabalt. Jällegi, võib maksta ka rohkem, kuid sel juhul tuleb maksta ülejäänud summalt töötasuga sarnaselt maksusid. 


Eriliselt tasub tähele panna seda, et 50 eurot võib maksta ainult ESIMESE 15 päeva eest ühes kuus. Kui näiteks lähetus kestab 45 päeva, siis suuremat päevaraha saab maksta ainult esimese 15 päeva eest. Samuti, kui ühes kuus on mitu lähetust, siis peab jälgima, et kokku ei maksta ühes kuus enam kui 15 päeva eest kõrgemat päevaraha. PS, soovitame uurida ka Maksu- ja Tolliameti kodulehel olevaid näidiseid päevarahade kohta https://www.emta.ee/et/tulu-kulu-kaive-kasum/kinnipeetud-tulumaks/lahetused/toolahetuskulude-huvitamine-ja-valislahetuse


Päevarahade maksmisel peab jälgima ka kellaaegasid ja asukohta. Nimelt peab välisriigis asuv lähetuskoht asub vähemalt 50 kilomeetri kaugusel asula piirist, kus paikneb töö tegemise koht (Valgast Valkasse tööl käies päevaraha maksta ei saa). Samuti on oluline, et lähetus algaks enne kella 21.00 ja naasmine toimuks peale kella 03.00, nendest piiridest välja jäädes ei saa päevaraha maksta. Kellaaegasid arvestatakse tegeliku saabumise/lahkumise järgi, st kui lennuk pidi ühku tõusma 20.40, kuid tegelikult läks alles 21.30, siis selle päeva eest ei tohi päevaraha maksta. Tööandja kohustus on vajadusel tõestada lähetuse algus- ja lõpu kellaaeg.


Kuidas alustada lähetusega

Tööandjal on õigus ilma töötaja nõusolekuta saata lähetusse ilma 3-aastase või puudega lapseta ja mitterasedat töötajat. Pikemaks ajaks või eelpoolmainitud töötajate lähetusse saatmiseks peab esmalt hankima tööandja töötaja nõusoleku. Lähetusest etteteatamise aeg ei ole otseselt reglementeeritud, kuid seal peab olema piisavalt aega, et muretseda majutus, transport ning töötaja jõuaks oma elu ümber korraldada.


Kui töötajale on lähetusest teavitatud, siis sama oluline on vormistada lähetusotsus. See on vabas vormis dokument, millega määratakse keda, kuhu ja millisel eesmärgil lähetatakse. Lähetusotsus on tõendusdokument, mille alusel tööandja tõendab, et ta töötaja lähetusse saadab ning mille alusel ka maksusoodustust kasutada saab. Lisaks, kuna päevarahad makstakse üldjuhul ette, siis saab raamatupidaja lähetusotsuse alusel arvutada ka päevarahad ning teha väljamakse.


Enne lähetust tehtavad kulud


Enne lähetusse minekut saab juba ette ära planeerida majutuse ja ehk ka transpordi (piletid). Kui need kulutused maksab töötaja ise, siis on tal õigus selleks lähetusotsuse alusel saada ettemaks. Samuti võib tööandja antud kulud ka kohe ise tasuda. Enamik ettevõtteid eelistabki majutuse ja piletid ise osta, kuna sel juhul on töötajal lähetusse lihtsam minna ning ka rahasid vaja vähem liigutada.


Lähetuse jooksul tehtavad kulud


Lähetuspaigas tuleb töötajal eeldatavasti teha lisakulusid ning kui töötajale pole antud ettevõtte kaarti, siis tuleb need kulud kanda esmalt omast rahakotist ning hiljem kulutused tagasi küsida. Selliste kulutuste hulka kuuluvad tihti asukohariigi SIM-kaart, ärikohtumised/lõunad partneritega, taksoarved, bensiinitšekid jms. Kõikide tehtud kulutuste kohta on vaja alles hoida ostu tõestavad dokumendid.


Muuhulgas on kohapeal tehtud ostud ning seda tõendavad dokumendid tõestuseks ka selle kohta, et lähetus toimus. Sellel põhjusel küsivad mõned raamatupidajad ka lennupiletite “kontsusid”, kuna sellega tõendatakse raamatupidamislikult, et reis ikkagi toimus ning tööandja võib antud kulu ilma lisanduvate maksudeta maksta.



Lähetuselt naastes tuleb teha kuluaruanne

Kui lähetus on läbi ja lähetatu on tagasi kontorisse jõudnud, tuleb tal tehtud kulutuste eest raha tagasisaamiseks esitada lähtuvalt ettevõttes kehtestatud reeglitest kuluaruanne. Kuluaruandele märgitakse peale lähetuse sihtkoht, kestvus ja eesmärk. Sellele lisatakse kõik kuludokumendid (alates lennupiletite arvest lõpetades taksotšekiga) ning märgitakse, millised kulud kandis töötaja isikliku rahaga ja millise eest tasuti ettevõtte vahenditest. Kuluaruande järgi saab raamatupidaja tehtud kulud hüvitada. Kui töötajale tehti enne lähetust ettemaks, siis teist korda raha tagasi küsida ei saa, kuid dokumendid tuleb sellegi poolest esitada.



Kuidas teha lähetusaruanne CostPocketiga

Juba enne lähetusse minekut saad CostPocketi äpis teha valmis lähetusaruande põhja, lisades uuele aruandele nime, sihtkoha, kuupäevad ning kommentaari (kommentaaridesse saab märkida lähetuse eesmärgi, näiteks koostööpartneriga kohtumise). Siis on väga mugav kohe lähetuse jooksul kõik tekkinud kuludokumendid äpiga pildistada ja kohe aruandele lisada, sest siis pole ohtu, et midagi läheb kaduma või jääb kogemata kahe silma vahele. Samuti on sedasi hea järge pidada kõikidel oma kulutustel. 

Kui lähetus on läbi saanud, käi aruanne uuesti üle ja tuleta meelde, ega midagi ei ununenud. Kui kõik on korras, siis kinnitad aruande ja saad selle kas otse raamatupidamisse saata (kogu aruanne läheb korraga raamatupidamisprogrammi koos kõikide üksikute dokumentidega) või saad aruande saata endale meilile ja selle veel korra üle vaadata ning siis edastada raamatupidajale.


Kui selle teema kohta tekib küsimusi või kommentaare, siis kirjutage meile ja me vastame!


Google pay img Apple pay img