Keskmisest suuremas Eesti ettevõttes esitatakse kuus paarsada kuludokumenti. Need kõik tuleb ükshaaval läbi töötada, alustades sellest, kas esitatud kuludokument on ikka raamatupidamisse sobiv. Raamatupidaja on justkui detektiiv, kes uurib, kas õhtusöögi eest esitataval tšekil on kirjas, millise kliendiga õhtustati ja on see ikka ettevõtlusega seotud kulu, kes kulu eest maksis ning millega. Nõnda aga kulutab raamatupidaja oma väärtuslikku ja kallist tööaega, et leida küsimustele vastused. Lisaks kiputakse kuludokumente raamatupidajale esitama viimasel hetkel, vahetult enne aruande esitamise tähtaega.

Manuaalse töö vähendamiseks on juurutama hakatud digitaalseid ja digitaliseerimise vahendeid raamatupidamisse, alustades e-arvete koostamisest ja nende automaatsest liigutamisest ettevõtete vahel.


E-arvete liigid

Kas e-arve ja e-tšeki vahel on üldse erisust? Raamatupidamise algdokumentide vormistust reguleerivad raamatupidamise ja käibemaksuseadus. Siiski ei ole käibemaksuseaduses ega ka mujal defineeritud tšeki mõistet. Sisuliselt on nii e-kviitung kui ka e-tšekk või mõne muu nimetuse alla koonduv e-arve kõik üks ja see sama ostuarve.

Oma olemuselt on e-arve masinloetav arve, mis on XML-formaadis. Esineb veel ka PDF-i kujul arveid, mida on võimalik digiteerida. Lisaks koostatakse veel arveid ka Excelis ja Wordis, mida aga kahjuks on väga lihtne arve saajal oma sovi järgi õmber teha ja mida seetõttu ei soovita kasutada.


Kas tšeki pildistamine on lubatud?

Rahandusministeeriumi esindajad on igal digiraamatupidamise teemalisel esinemisel rõhutanud, et Eestis on digitaalne raamatupidamine lubatud ning tšekist digitaalse koopia tegemise järel võib paberi ära hävitada. 

Siiski tuleb enne tšeki pildistamist märkida sellele arve saaja nimi ja registrikood. Vastasel juhul ei saa tõendada, et tšeki sai just see ettevõte ja et seda ei ole kuludokumendina mitmesse erinevasse ettevõttesse esitatud. Lisaks pole algdokumendi säilitamisel tšekipaberil erilist mõtet, kuna juba mõne aasta pärast ei ole tšekk enam loetav.

Mitmed raamatupidamistarkvarad soovitavad tänasel päeval kasutada tšekkide digiteerimise võimalusi, tänu millele ei ole vaja tšekke n-ö kilekotti kokku koguda, vaid võtta taskust telefon ja teha tšekist pilt, mille saab otse raamatupidamistarkvarasse saata. Sedasi käitudes saab raamatupidaja tšekid kätte jooksvalt, mitte kuu lõpus. Samuti on kaetud raamatupidamise algdokumentide säilitamise nõue.


Kuidas hetkel e-arveid vahetatakse?

RIKi sõnul oli 2017. aastal Eestis 190 000 aruandluskohuslast ettevõtet, kellest 10000 ja veidi enam on valmis võtma vastu e-arveid (andmed pärinevad e-äriregistrist, mis saab infot e-arvete operaatoritelt). Lisaks riiklikule süsteemile on paljud raamatupidamistarkvarad üles ehitanud enda lahendused e-arvete vahetamiseks. Nii kasutab näiteks Merit arvete edastamiseks Creditinfo ja Omniva teenust, seega on kõigil võimalik teenust kasutada. Ka need, kes on Fiteki teenuse kliendid, saavad oma andmed ilusti edastatud, kuna Omniva ja Fitek oskavad omavahel arveid vahetada.

Erply Books kasutab e-arvete vastuvõtmiseks ostuarvete postkasti, mis tegeleb muuhulgas ka PDF-arvete digiteerimisega. Samuti on võimalik liituda operaatorteenustega e-arvete liigutamiseks.

Ka teised tarkvarad pakuvad nii operaatoritega liitumise võimalust ning mõned ka varianti e-arved programmi sisse importida .


Miks on operaatorteenus vajalik ja miks kõik seda ei kasuta?

Operaatorteenus e-arvete vahendamiseks on vajalik, sest vastasel korral peaks iga tarkvara tegema integratsioonid teiste tarkvaradega ning sellisel juhul tuleks teha väga palju arendustööd. Operaatorite kaudu on see oluliselt lihtsam. 

Küll on operaatoritega liitumine erinevate tarkvarade puhul erineva hinnaga - mõnel juhul on operaatorteenusega liitumine kohe tarkvara paketi hinna sees, ning mõnel juhul lisandub operaatorteenuse kasutamine tarkvara kuu hinnale. Seda tasub lugeda oma raamatupidamistarkvara kodulehelt.


E-arved ja e-tšekid pole enam tulevik, vaid juba praegu olemasolev teenus, kuna kogu tehnoloogia on olemas. Probleemiks on pigem hirm teenuste kasutuselevõtu ees. Lahenduseks on ehk suurem seletustööd, et ettevõtete juhid ja raamatupidajad mõistaksid paremini, et e-teenuste kasutamine ka väikese tasu eest säästab tegelikkuses nii ettevõtte aega kui ka raha, kuna väheneb märkimisväärselt andmesisestustöö maht, mis moodustab praegusel hetkel raamatupidaja tööst väga suure osa (olenevalt raamatupidajast 60-90% ajast). E-teenuste kasutamisega jääks raamatupidajale rohkem aega tegeleda sellega, mis on tema tegelik roll, st olla ettevõtte finantsnõustaja.


(originaalartikkel ilmus rmp.ee portaalis aadressil https://www.rmp.ee/raamatupidamine/raamatupidamine-yldiselt/kviitungid-kiirelt-ja-mugavalt-e-arveks-kuidas-2017-10-12)

Google pay img Apple pay img