Kuvan ottaminen kuiteista on äärimmäisen helppoa. CostPocket mobiilisovellus muuntaa sen sähköiseksi ja lähettää sen suoraan kirjanpito-ohjelmaasi. CostPocket voidaan integroida monen ERP:n kanssa (lisätietoja integroinneista: https://costpocket.com/fi/miten ).
Voit käyttää sovellusta myös ilman integraatiota. Kaikki kirjanpitäjät ja muut kulujen raportoijat, jotka eivät käytä aina kirjanpito-ohjelmistoa tai ohjelmistossa ei ole vielä integrointimahdollisuutta CostPocketin kanssa.
Lue ohjeet, kuinka voit ottaa kuvan kuiteistasi ja saada kuluraportteja sähköpostiisi sekunneissa!
- Kun aloitat sovelluksen käytön kysytään, mitä kirjanpito-ohjelmaa käytät. Pitkän luettelon päätteeksi löytyy vaihtoehdot ”Excel, PDF” – jos valitset jonkin näistä vaihtoehdoista, voit alkaa käyttämään sovellusta ilman ohjelmistointegrointia. Kuluraportit toimitetaan sähköpostiisi ja voit lähettää sähköpostiviestin edelleen kirjanpitäjällesi.
2. Jos haluat tehdä uuden raportin, etsi ”Uusi raportti” -painike oikeasta alakulmasta. Kun valitset tämän, sinulta kysytään haluatko tehdä kulu- vai matkakuluraportin. Valitse sopiva vaihtoehto (molemmat lähettävät raportin sähköpostiisi) ja nimeä se (esim. Tammikuu 2019 tai Barcelonan-työmatka).
Voit lisätä niin monta raporttia kuin haluat, ja sovellus näyttää oletuksena viimeisimmän raportin. Nähdäksesi myös vanhemmat raportit sinun tulee napsauttaa ”Näytä lisää raportteja” -painiketta.
3. Lisää asiakirjoja raporttiisi. Voit lisätä kulutositteita raporttiin kahdella tavalla: 1. Ota kuva kuitista (tai lataa jo olemassa oleva kuva) sovellukseen tai 2. lähetä lasku sähköpostitse. Jokaisella käyttäjällä on oma @costpocket.com-sähköpostiosoitteensa, jonka löydät sovelluksen asetuksista.
Kun olet ladannut kuvan tai lähettänyt sen sähköpostitse, anna OCR:n (optinen merkkitunnistus) tehdä taikansa ja löytää kaikki tarvittavat tiedot asiakirjasta muutamassa sekunnissa. Tämän jälkeen voit lisätä toisen asiakirjan.
4. Kun kaikki tarvittavat asiakirjat on lisätty, napauta ”Raportti valmis” -painiketta. Tämä pyytää CostPocketin lähettämään raportin sähköpostiisi. Saat kaksi tiedostoa – PDF- ja CSV-tiedoston, ja näet yleiskatsauksen kuluista sekä siihen liitetyt kuvat kuiteista.
Jos haluat lisätä raporttiin lisää asiakirjoja tai poistaa siitä joitain asiakirjoja, voit päivittää raportin sovelluksessa ja lähettää uudemman version sähköpostiisi.
Helppoa, eikö vain! Rehellisesti sanottuna se on mielestämme maailman helpoin ja nopein tapa tehdä kuluraportteja!
