Kuukausi on lopuillaan ja olet ostanut yhtiösi keittiöön kahvia, maitoa, sekä talouspaperia. Nyt kirjanpitäjäsi pyytää sinua laatimaan kuukausiraportti. Mutta sinulla ei ole harmainta aavistusta, kuinka sellainen pitäisi tehdä? Älä huoli me selitämme sinulle kaiken!

 

Kuukausiraportti tarkoittaa kirjanpitäjälle, että sinä kirjoitat excel-taulukkoon kaikki kuukauden sisällä tekemäsi hankinnat ja lisäät niistä säilyttämäsi kuitit.

 

Yksinkertaistettuna: Eri yhtiöissä voivat asiat toimia hyvinkin eri tavalla, joten kysy varmuuden vuoksi tarkentavia kysymyksiä kirjanpitäjältäsi.  

 

Seuraavaksi kerromme, kuinka teet kuukausiraportin, jos sinun täytyy raportoida enemmän kuin 1-2 laskua:

 

1. Ensiksi sinulla on pakko olla olemassa kaikki kuluasiakirjat. Suomessa riittää, että sinulla on niistä valokuva. 

 

2. Seuraavaksi sinun täytyy lajitella kaikki dokumentit:

 

-Voit jättää tämän kohdan väliin, jos teet kuukausiraporttia vain itsellesi. Jos kuitenkin teet sitä useammalle ihmiselle, lajittele jokaisen ihmisen dokumentit erikseen;

 

-Seuraavaksi lajittele kuitit sen mukaan, kuinka ne on maksettu, jaa ne siis kahteen osaan (useamman ihmisen tapauksessa jokaiselle ihmiselle kaksi saraketta):

 

a) Dokumentit, jotka on maksettu yrityksen varoista tulee lajitella erikseen (yrityksen kortilla, käteisellä tai tilisiirrolla). Niistä täytyy olla olemassa dokumentit, jotta kirjanpitäjä näkee tarkalleen mitä yrityksen varoilla on ostettu.

 

b) Toiseen sarakkeeseen lisää kulut jotka olet maksanut itse ja mitkä toivot että yritys hyvittäisi sinulle. Se näyttää kirjanpitäjällesi paljonko yritys hyvittää sinulle ja kuinka paljon olet käyttänyt yrityksen varoja. 

 

Nyt kaikki kuitit pitää lajitella myös kululajien perusteella. Yleisimmät kululajit ovat: henkilöauto, kuljetus, edustuskulut, yöpymiskulut, talouskulut tai muut kulut. 

 

3. Kun tämä kaikki on tehty, tulee sinun aloittaa tietojen digitointi, eli tietojen taulukkoon lisääminen. Aloitat sillä, että etsit itsellesi sopivan työvälineen. Se voi olla esimerkiksi Excel, Google sheet tai ihan vain tavallinen paperi.

 

Jokaisessa dokumentissa on oltava seuraavat tiedot: ostajan nimi, päivämäärä, dokumentin numero, valuutta, summa, netto ja ALVin summa. Suositeltavaa on myös lisätä pieni kommentti, jotta kirjanpitäjän olisi helpompi ymmärtää, mitä tarkalleen on ostettu.

 

Tältä näyttää Excelissä tehty kuukausiraportti :




4. Kun taulukko on valmis, tulee sinun lisätä sinne myös kuitit. Osa yrityksistä toivoo, että kuitit olisivat liimattu erillisille papereille, toisille kelpaa että kuitit on laitettu nitojalla yhteen paperin nurkkaan. Yksi mahdollisuus on tietysti myös esittää raportti kuvien kera sähköisessä muodossa sähköpostitse tai firman yhteiselle kovalevylle.  

 

Jos tämä kaikki kuulostaa aikaa syövältä tai ehkä jopa hieman tylsältä, CostPocket tarjoaa digitaalista kuukausiraporttien laatimista, jota voit tehdä jatkuvasti ja mikä tekee koko raportin sinun puolestasi. Sinä otat jokaisesta kuitistasi kuvan, CostPocket digitoi sen ja lähettää sen suoraan kirjanpito-ohjelmistoon. Näin myös kirjanpitäjälläsi on päivitetty tilannekatsaus. Kuun lopussa raportti tulee sinulle automaattisesti sähköpostiin PDF ja CSV muodossa ilman, että joutuisit itse näkemään vaivaa! 


Google pay img Apple pay img