SimplBooks integraation käyttöönotto

SimplBooks integraation käyttöönotto

Voit aktivoida rajapinnan CostPocket sovellukseen SimplBooksin kautta. Löydät alla olevan ohjeen lisäksi pikaohjeet SimplBooksin sivuilta linkin kautta.

Valitse Asetukset ja Integraatiot. Integraatio aktivoituu, kun painat Aktivoi nappia CostPocket logon alta. Integraation käyttöönoton suorittaa SimplBooksin pääkäyttäjä.

Aktivoinnin jälkeen sinun tulee syötää tarvittavat tiedot yrityksestäsi

Kun olet tallentanut yrityksesi tiedot, on näiden toimenpiteiden jälkeen integraatio  käyttövalmis SimplBooksin osalta. 

Tämän jälkeen saat vahvistuviestin syöttämääsi sähköpostiin. Sähköpostin ohjeissa on  linkkejä, joiden kautta voit ladata CostPocket sovelluksen ja rekisteröityä CostPocket tiliisi. Voit käyttää CostPocketia tarvittaessa myös selainversiona.

Integraation kautta on mahdollista tuoda kuitteja ja ostolaskuja SimplBoksin ostolaskujen kierrätykseen sekä päivittää toimittajia SimplBooksin yritysrekisteriin.

Kuinka käyttää CostPocketia:

Kun olet kirjautunut CostPocket sovellukseen löydät aloitussivun oikeasta yläkulmasta olevan rataksen kautta asetukset, joista voit muokata sovelluksen käyttöä juuri sinulle sopivaksi.

Asetusten integraatiot välilehdeltä näet, että SimplBooks on valittu oletus integraatioksi. Mikäli haluat katkaista integraation, voit valita integraatioiden alta "Ohita". Tällöin saat dokumentit koottuna antamaasi sähköpostiin.

Dokumentit voidaan lähettää SimplBooksiin yksitellen (Dokumentit) tai raportteina (Raportit) ottamalla kuvan kuitista, lisäämällä tallennetun kuvan puhelimelta/tietokoneelta tai välittämällä dokumentti sähköpostista.

Raporttien alta voit valita joko maksukortti-, kulu- tai matkakuluraportin. Kuluraportin alle voit kerätä esimerkiksi kaikki kuukauden aikana kertyneet yksittäiset kulut ja lähettää raportin kerran kuussa kirjanpitäjälle. 

Kuluraportti:

Valitse raportille nimi. Mitä pidempään olet käyttänyt sovellusta, sitä enemmän saat valmiita ehdotuksia täytettäviin kenttiin helpottaen näpyttelyä.

Kun raportti on luotu, voit lisätä tositteita ja/tai kilometrejä.

Matkakuluraportti:

Sovellus laskee automaatttisesti päivärahan määrän koti- sekä ulkomaan matkoissa. Muistathan merkitä myös ilmaiset ateriat, jotka vaikuttavat päivärahan määrään.

Lisää kaikki oleelliset kulutositteet raporttiisi. Kun raportti on valmis ja olet lisännyt kuitit, klikkaa "Lähetä raportti" nappia ja raportti siirtyy SimplBooksiin. Voit lisätä raporttiisi myös kilometrit kilometrikorvauksia varten. Oikeasta alakulmasta löydät “Lisää kilometrit” napin.

Valittuasi “Lisää kilometrit” aukeaa valikko, jossa voit lisätä matkan aloituksen.

Voit valita ajoneuvosi aina yrityksen autosta moottorikelkkaan.

Kun olet lisännyt lähtöpisteen sekä määränpään, laskee ohjelmamme automaattisesti kilometrit.

Lopuksi voit valita työtovereiden määrän, oliko matka meno-paluu, tarkentaa kilometrien määrää jne. Lopuksi paina "Tallenna".

Maksukorttiraportti:

Jotta voit tehdä maksukorttiraportin, tulee sinun ensin aktivoida palvelu asetuksista (Kirjanpitoasetukset-Luottikorttiraportointi). Lisäksi sinun tulee lisätä asetuksista (Kirjanpitosetukset-Kustomoidut maksutavat) yrityskortti yhdeksi maksutavaksi. Luodessa maksukorttiraporttia valitset alta maksutavaksi tallentamasi yrityskortin.

Luotuasi luottokorttiraportin voit lisätä raportille yrityskortin dokumentteja ja ladata pankistasi tiliotteen, jolloin järjestelmä täsmäyttää lataamasi dokumentit pankin tilotteen perusteella.

Voit myös lähettää laskut sähköpostistasi. Jokaisella yrityksellä ja käyttäjällä on yksilöllinen CostPocket sähköpostiosoite, jonka löydät sovelluksen etusivulta ja asetusten alta. Jos olet saanut kuitteja tai laskuja sähköpostiisi, voit välittää sähköpostin liitteineen CostPocket sähköpostiin. Tämän jälkeen dokumentit siirtyvät automaattisesti SimplBooksiin.   

On myös mahdollista välittää kuitit ja laskut sähköpostista raportille kopioimalla raportin puolelta CostPocket sähköposti. 

Kaikki Lähetetyt dokumentit ja raportit löydät SimplBooksista kohdasta “Toiminnot” ja “Ostolaskut”.

Klikattuasi asiakirjan linkkiä saat dokumentin tiedot auki mukaan lukien alkuperäisen dokumentin kuvan.