Šajā “CostPocket Akadēmijas” vebināra epizodē fokusējāmies uz ārpakalpojumu grāmatvežiem un kā tieši viņi var uzsākt darbu ar CostPocket gan sev, gan saviem klientiem.
Vebinārā piedalās CostPocket vadītājs Latvijā, Kaspars Gaļimovs, un grāmatvedības biroja "Vienotais Konts" vadītāja, Dita Kalniņa.
Pirms uzsāc darbu ar CostPocket
Piesaki demo
Iesakām pieteikt CostPocket konsultāciju (demo), lai mēs varētu nodemonstrēt kā CostPocket strādā un atbildēt uz Tev interesējošiem jautājumiem. Konsultāciju var pieteikt šeit: Pieteikt konsultāciju .
Savu klientu izvērtēšana
Kad esi jau gatavs uzsākt darbu ar CostPocket, ir dažas lietas, kuras iesakām apsvērt un apdomāt, lai pēc iespējas veiksmīgāk ieviestu CostPocket pakalpojumu. Ir vairāki jautājumi, kurus iesakām apsvērt:
- Kuras grāmatvedības sistēmas tiek lietotas?
- Vidējais izdevumu dokumentu skaits mēnesī?
- Kuru banku maksājumu kartes tiek izmantotas?
- Kuriem klientiem ir nepieciešama izdevumu vīzēšana?
- Kuri klienti ir vairāk tendēti uz tehnoloģiju un automatizāciju?
- Vai klientu uzņēmumu darbinieki paši digitalizēs dokumentus?
No sākuma iesakām izvirzīt pāris klientus izmēģinājuma nolūkiem. Šādā veidā gan Tu un kolēģi, kā arī paši klienti varēsiet vislabāk iepazīt CostPocket sistēmu pakāpeniski.
Darba uzsākšana CostPocket sistēmā
1.Izvirzi atbildīgo projekta vadītāju
Izvēlies kādu kolēģi, kurš pārzinātu CostPocket sistēmu un varētu apmācīt un palīdzēt arī pārējiem kolēģiem, kad nepieciešams.
2.Pieslēdzies mākoņa videi darbam uz datora
Visērtāk ir izmantot CostPocket mākoņa vidi, ja strādā no datora. Dokumenti un pārskati būs ērti pārskatāmi. Pieslēdzies CostPocket mākoņvidei šeit: cloud.costpocket.com .
3.Reģistrē savu ārpakalpojumu uzņēmumu
No sākuma reģistrē savu grāmatvedības ārpakalpojuma uzņēmumu CostPocket sistēmā. Lai reģistrētu uzņēmuma kontu, seko instrukcijām šeit: Kā reģistrēt organizācijas kontu?
4. Izvēlies abonēšanas plānu - sākumam iesakām “Robo”
CostPocket piedāvā vairākus abonēšanas plānus, kas ietver robota digitalizāciju, kā arī pilna servisa digitalizāciju, kur digitalizētos datus pārbauda mūsu speciālisti.
Vairāk par pakalpojumu plāniem un cenām skatīt šeit: Cenas
5. Pievieno kolēģus
Ja Tavam uzņēmuma kontam nepieciešams pievienot kolēģus, lai tie varētu iesniegt savus dokumentus digitalizēšanai, šos lietotājus vari uzaicinā sekojot instrukcijām šeit: Lietotāju veidi un to pievienošana organizācijas kontam
6.Aktivizē grāmatvedības integrāciju jeb savienojumu
Ja arī Tavs grāmatvedības uzņēmums digitalizēs savus izdevumu dokumentus, izveido savienojumu starp grāmatvedības sistēmu un sava uzņēmuma CostPocket kontu.
Lai veiksmīgi izveidotu savienojumu, iesakām sekot instrukcijām, kas ir pieejamas mūsu mājaslapā: Kā lietot -> Integrācijas.
Katra grāmatvedības sistēmas integrācija ir savādāka, tāpēc iesakām rūpīgi sekot instrukcijām konkrētajai integrācijai.
7.Veic testēšanu
Ja esi izveidojis savienojumu ar grāmatvedības sistēmu savam uzņēmuma kontam, iesakām iesniegt un nosūtīt pāris dokumentus, lai pārliecinātos, ka savienojums ir veiksmīgs.
8.Reģistrē izvēlētos klientus
Pēc savu klientu izvērtēšanas, vari piereģistrēt pirmos klientu uzņēmumus. Uzņēmuma reģistrācija notiek tāpat kā sava uzņēmuma reģistrācija. Reģistrācijas laikā varēsi norādīt savu uzņēmumu kā rēķina saņēmēju, ja CostPocket rēķinus apmaksās grāmatvedības uzņēmums, nevis pats klients.
Uzņēmuma konta reģistrācijas instrukcijas skatīt šeit: Kā reģistrēt organizācijas kontu?
9.Pakāpeniski pievieno pārējos klientus
Kā jau minējām, iesākumā iesakām izvēlēties pāris klientus ar kuriem uzsākt darbu ar CostPocket, lai iepazītos ar CostPocket funkcijām un iespējām. Pēc tam pakāpeniski vari pievienot pārējos klientus sekojot tām pašām darbībām, kuras aprakstītas augstāk.
10.Veic konfigurēšanu
Papildus iestatījumus vari apskatīt CostPocket -> Iestatījumi . Iesakām izskatīt iestatījumus un iespējot/atspējot nepieciešamaās funkcijas.
Klienta uzņēmuma konta konfigurēšana
1.Izvēlies plānu un norādi maksātāju
Ja klienta uzņēmuma konta reģistrācijas laikā nenorādīji savu grāmatvedības uzņēmumu, kā rēķina saņēmēju, šo var veikt CostPocket iestatījumos -> Maksājumi .
Šajā pašā sadaļā vari izvēlēties digitalizācijas pakalpojuma plānu klienta uzņēmumam. Vairāk par pakalpojuma plāniem un cenām skatīt šeit: Cenas
2.Aktivizē grāmatvedības integrāciju jeb savienojumu
Tāpat kā savam uzņēmuma kontam, arī klientu uzņēmumu kontiem Izveido savienojumu starp grāmatvedības sistēmu un CostPocket. Lai veiksmīgi izveidotu savienojumu, iesakām seko pamācībām mūsu lapā: Kā lietot -> Integrācijas
Katra grāmatvedības sistēmas integrācija ir savādāka, tāpēc iesakām sekot instrukcijām konkrētajai integrācijai.
3.Veic integrācijas testus nosūtot pāris dokumentus
Lai pārliecinātos, ka savienojums ar grāmatvedības sistēmu ir izveidots veiksmīgi, iesniedz un nosūti pāris dokumentus no CostPocket uz savienoto grāmatvedības sistēmu.
4.Pievieno lietotājus - gan uzņēmuma darbiniekus, gan grāmatvežus
Pievieno nepieciešamos lietotājus klienta uzņēmuma kontam. Pievieno gan nepieciešamos kolēģus, kuri darbosies ar konkrētajiem uzņēmumiem, gan arī pašu uzņēmumu darbiniekus. Kurus lietotājus pievienot, būs atkarīgs no uzņēmuma nepieciešamības.
Instrukcijas par lietotāju pievienošanu skatīt šeit: Lietotāju veidi un to pievienošana organizācijas kontam
5.Pievieno izdevumu veidus
Vari personalizēt katra klienta izdevumu veidus, lai precizētu, kādam mērķim izdevumi tika veikti.
Vairāk par izdevumu veidu uzstādīšanu skatīt šeit: Izdevumu veidu pievienošana un personalizēšana
6.Aktivizē maksājumu karšu saskaņošanu un savienojumu ar banku
Lai ērtāk izsekotu līdzi dokumentiem, kas ir vai nav iesniegti grāmatvedībai, iesakām aktivizēt maksājumu karšu saskaņošanu. Šī funkcija ļauj izveidot maksājumu karšu pārskatus, kurā varēsi redzēt veiktos darījumus un pievienot izdevumu attaisnojuma dokumentus.
Izveidojot savienojumu ar banku, karšu darījumi tiks automātiski sinhronizēti CostPocket sistēmā un pievienoti karšu pārskatiem. Ir iespējams arī augšuplādēt bankas izrakstu, ja savienojumu ar banku nevēlies veikt.
Vairāk par karšu darījumu saskaņošanu skatīt šeit: Kā aktivizēt maksājumu kartes izraksta saskaņošanu?
Kā izveidot savienojumu ar banku, skatīt šeit: Kā savienot savu banku?
7.Pievieno uzņēmuma maksājumu kartes
Pievieno maksājumu kartes, kuras tiek izmantotas uzņēmumā un piesaisti tās konkrētam lietotājam. Ar maksājumu karšu pievienošanu, būs iespējams norādīt kartes kā maksājuma veidu dokumentus un veidot maksājumu karšu pārskatus.
Maksājumu kartes var pievienot CostPocket vidē -> Iestatījumi -> Maksājumu kartes izraksta saskaņošana -> “Maksājumu kartes” sadaļa.
8.Aktivizē izdevumu vīzēšanu
CostPocket piedāvā izdevumu apstiprināšanas jeb vīzēšanas funkciju. Pēc klienta nepieciešamības, ir iespējams izveidot apstiprinājuma shēmas konkrētiem dokumentu tipiem, izdevumu veidiem, vai summām.
Vairāk par izdevumu apstiprināšanas funkciju skatīt šeit: Kā aktivizēt izdevumu apstiprināšanas funkciju?
9.Veic konfigurēšanu
Papildus iestatījumus vari apskatīt CostPocket -> Iestatījumi. Iesakām izskatīt visus iestatījumus un iespējot/atspējot nepieciešamās funkcijas konkrētajam klientam.
10.Apmāci klientus CostPocket lietošanā
CostPocket var izmantot mobilajās ierīcēs lejuplādējot CostPocket lietotni vai arī izmantojot mākoņvidi ( cloud.costpocket.com ), ja strādā no datora. Mobilā lietotne ir īpaši ērta, jo ļauj iesniegt dokumentus jebkurā vietā un laikā.
Dokumentus digitalizācijai CostPocket var iesniegt dažādos veidos - izmantojot mobilo lietotni, augšupielādējot no datora, vai arī pārsūtot no e-pasta.
Par digitalizēšanas veidiem vairāk informāciju skatīt šeit: Kā digitalizēt dokumentus?
Ja ir kādi jautājumi par CostPocket risinājumu un ieviešanu, sazinies ar mūsu atbalstu, sūtot ziņu uz atbalsts@costpocket.ee vai zvanot (+371) 2567 5630.
