Autors: Kaspars Gaļimovs


Pirms mēs ķeramies klāt svarīgākajam, es vēlētos uzsvērt, ka šis raksts, galvenokārt, ir orientēts grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem un viņu klientiem. Taču, ja jūsu uzņēmumā ir savs grāmatvedības departaments, lielākā daļa šeit aprakstīto soļu var tikt pielāgota arī jūsu iekšējiem procesiem.


Šo rakstu izveidot mani pamudināja tendence, kuru novēroju ikdienā strādājot un komunicējot ar klientiem, proti, ir izveidojies viens kopīgs pārpratums lielai daļai mūsu jauno klientu. Es pamanīju, ka šis pārpratums ir izveidojis zināmu apjukumu, kas, savukārt, veido neprecīzas ekspektācijas un/vai izpratni par to, kā CostPocket pakalpojums būtu jāizmanto. To noteikti ir izraisījis dažādu faktoru kopums. Vienu no tiem es izcelšu tieši šajā rakstā: neskaidra / neprecīza komunikācija.


Tātad pārpratuma pamatā ir doma, ka pietiek tikai ar aplikācijas lejupielādi, konta izveidi un fotogrāfiju veidošanu čekiem vai rēķinu digitalizēšanu, izmantojot e-pastu. Tas, protams, ietaupa jūsu laiku, bet tas noteikti nav viss CostPocket piedāvātais pakalpojums, ko jūs varat izmantot. Rezultātā tas jums noteikti nesniegs labāko lietotnes pieredzi un pilnu tās vērtību.


Tāpēc es aicinu jūs pagatvot sev siltas kafijas tasi, iekārtoties ērtāk un soli pa solim šo pārpratumu atrisināt.


Patiesā CostPocket vērtība 


Būtu labi sākt ar pareizo izpratni par to, kāda tad ir CostPocket pakalpojuma būtība. Īsā atbilde tam ir jūsu darba apjoma vadība, bet, citiem vārdiem - jūsu izmaksu dokumentu plūsmas optimizēšana. Izklausās pietiekami smalki, bet ko tieši tas nozīmē un kā to īstenot? Pirmkārt, tas nozīmē, ka jums, iespējams, ir laiks pielikt punktu stresa pilnajiem vēlajiem vakariem darbā, pirms katra mēneša beigām, kad ir pienācis PVN deklarācijas iesniegšanas termiņš. Otrkārt, paskaidrojot jēdzienu “optimizēt izmaksu dokumentu plūsmu”, tas nozīmē organizēt visus procesus tā, lai čeki un rēķini tiktu iesniegti grāmatvedībā attālināti un pakāpeniski. Turklāt, pati lielākā šī pakalpojuma vērtība slēpjas tajā, ka tiklīdz šie dokumenti sasniedz grāmatvedību, dati no tiem jau ir digitalizēti grāmatvedības sistēmā.

 

Manivalds Šternhofs to uzsvēra mūsu intervijā: “Šobrīd es teiktu, ka aptuveni 98–99% manu klientu izmanto lietotni CostPocket, un tās sniegto vērtību var tieši ilustrēt ar ātrumu, kādā rēķini sasniedz grāmatvedību. Iepriekš mūsu grāmatveži pavadīja vismaz trīs dienas katru mēnesi, no 18. līdz 20. datumam, ievadot izdevumu dokumentus un sūtījumu pavadzīmes grāmatvedības programmā. Tagad mēs varam organizēt šo darbu elastīgākā veidā, jo CostPocket nodrošina vienmērīgu izdevumu dokumentu plūsmu visa mēneša garumā.”


Mēs (cilvēki) esam sasnieguši to evolūcijas punktu, kurā mums ir automašīnas ar autopilotu un otrreiz lietojamas kosmosa raķetes, un tomēr, mūsu dārgie grāmatveži joprojām tērē savu laiku, manuāli ievadot datus no neskaitāmām papīra dokumentu kaudzēm, kas nereti tiek iesniegtas viņiem pašā pēdējā brīdī. Vai tas ir racionāli? Nē, nav.


Grāmatvedībai jebkurā biznesā ir vitāli svarīga nozīme. Neatkarīgi no tā, vai tā ir raķešu zinātne, pasākumu organizēšana, ēdināšanas bizness vai jebkura cita joma – ikvienam nepieciešama grāmatvedība. Un labākais veids, kā to organizēt, ir izmantojot tehnoloģiju sniegtās iespējas, kas sākumā var šķist svešas, bet tikko iepazītas, tās noteikti palielinās darba produktivitāti un entuziasmu / optimismu. Kāpēc optimismu? Jo nogurdinoši un vienmuļi darbi sagādā prieku vien dažiem. 


#1 Pievieno savus vai savu klientu uzņēmumus


Viena no CostPocket lietotnes priekšrocībām ir tā, ka jums ir iespēja pārvaldīt tik lielu skaitu uzņēmumu, cik jūs vēlaties viena lietotāja ietvaros, un vienlaikus katra uzņēmuma datiem var piekļūt tikai tās personas, kurām ir atļauja to darīt. Tātad tālāk aplūkosim šo jau detalizētāk.  


Ja jūs vadāt vienu uzņēmumu, tad šis process jums būs ļoti vienkāršs. Viss, kas jums ir jāpaveic - jāreģistrē uzņēmums, ko jūs pārstāvāt, un jūs būsiet gatavs pāriet pie otrā soļa. Ja jūs vadāt vairākus uzņēmumus vai sniedzat grāmatvedības pakalpojumus vairākiem uzņēmumiem, tad jums būs jāpaveic nedaudz vairāk. 


Pirmkārt, jums jāizlemj un jāvienojas, kurš apmaksās CostPocket pakalpojumu. Parasti, grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji izvēlas maksāt par saviem klientiem. Ja jūs esat grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs, tad, visticamāk, jūs gribēsiet saņemt vienu CostPocket rēķinu par visiem uzņēmumiem, kuri atrodas jūsu pārvaldībā. Tas ir vienkārši paveicams. 


Veidojot kontu klientam, jums būs jāprecizē, kurš būs ikmēneša CostPocket rēķinu saņēmējs. Viss, kas jums ir jādara, aktivizējiet “Adresēt CostPocket rēķinus citai organizācijai” un izvēlieties jūsu grāmatvedības uzņēmumu no izvēlnes saraksta. Tas nozīmēs arī to, ka pirms jūs veidojat kontus savu klientu uzņēmumiem, jums vispirms jāizveido konts jūsu grāmatvedības uzņēmumam



*Gadījumā, ja esat jau pabeidzis reģistrāciju, neraizējieties, tam ir vienkāršs risinājums. Atveriet lietotnes uzstādījumus > Uzņēmuma informācija > aktivizējiet “Adresēt CostPocket rēķinus citai organizācijai” > izvēlieties savu grāmatvedības uzņēmumu no izvēlnes saraksta un nospiediet “Saglabāt”.


Detalizētāks skaidrojums vairāku uzņēmumu sasaistei - šeit.


#2 Aktivizējiet integrāciju ar savu grāmatvedības programmu


CostPocket pakalpojumu var savienot ar visdažādākajām grāmatvedības programmām. Vēl labāk ir tas, ka katrs uzņēmums var tikt integrēts ar dažādām grāmatvedības programmām. Grāmatvedības uzņēmumiem tas ir ļoti ērti, jo tie bieži izmanto vairākas grāmatvedības programmatūras atkarībā no klienta biznesa vajadzībām.


Integrējot pakalpojumu ar jūsu grāmatvedības programmatūru, digitalizētie dati tiks pārsūtīti uz programmatūru uzreiz pēc dokumenta digitalizācijas vai atskaites iesniegšanas. Tāpēc tā vietā, lai vāktu izdevumu dokumentus papīra formā, vienkārši nofotografējiet un nospiediet “Iesniegt”! Katrai grāmatvedības programmatūrai integrācijas procesi ir atšķirīgi, taču tie visi ir diezgan vienkārši, un CostPocket atbalsta komanda būs jums pieejama telefona zvana vai e-pastā attālumā, lai atbalstītu un palīdzētu.


Noklikšķiniet uz šīs saites, lai aplūkotu visu iespējamo integrāciju sarakstu. Ja jūsu grāmatvedības programmatūra nav sarakstā, nevilcinieties sazināties ar mums. Iespējams, integrācijas izstrāde ir procesā, vai arī mēs vienkārši vēl neesam dzirdējuši par jūsu programmatūru.


Pirms doties tālāk pie nākamā etapa, pārbaudiet integrāciju, pirms citu lietotāju pievienošanas, lai viss darbotos pareizi. It sevišķi, ja tas ir uzņēmuma īpašnieks, kurš radis strādāt labi sakārtotā darba vidē.



#3 Izvēlieties sev piemērotu plānu


Tagad, kad integrācija ir aktivizēta, mēs varam pāriet pie jums piemērota cenu plāna izvēles. Atcerieties, ka, tāpat kā integrāciju, cenu plānu var izvēlēties katram uzņēmumam atsevišķi.


Mūsu cenu plāni ir sadalīti divās kategorijās: robotizētā digitalizācija un pilna servisa digitalizācija. Robota digitalizācija tiek izmantota arī cilvēka pārbaudītajos plānos, bet CostPocket digitalizācijas speciālisti pēc tam vēlreiz pārbauda robotu rādījumus. Tas nodrošina mūsu klientiem ~99,5% datu precizitāti. Mēs labi zinām, ka grāmatveži tik un tā trīsreiz pārbaudīs rezultātus, taču varam jums apliecināt – rediģēšanas nebūs daudz. Detalizētāks cenu kategoriju un izvēles procesa apraksts - šeit.


Papildus bezmaksas demonstrācijas (Demo) plānam, kas ietver 5 digitalizācijās mēnesī, mūsu klienti var izvēlēties kādu no 3 galvenajiem plāniem. Plāns "Zelta" ir standarta sākuma punkts, ko iesakām gandrīz katram jaunam klientam. Tas ļauj izjust CostPocket robota optiskās teksta atpazīšanas burvību un pilnu digitalizācijas procesu. Tas ir lielisks sākumpunkts, jo tad jūs varat to salīdzināt ar pilna servisa digitalizācijas plānu.


Viena svarīga lieta, kas ir jāņem vērā, pirms izvēlaties kādu no pilna servisa plāniem, ir tā, ka verifikācijas process nenotiek uzreiz. Vidēji dokumenti tiek pārbaudīti un apstiprināti 5 stundu laikā darba dienas ietvaros, un tam nevajadzētu pārsniegt 24 stundas. Tā ir svarīga nianse, jo tas tiešā veidā ietekmē darba plūsmu. Tāpat jums ir jāzina, ka, ja kāds konkrēts dokuments ir nekavējoties jādigitalizē, jūs varat nospiest "Digitalizēt manuāli" un pats veikt korektūru, lai iegūtu tūlītēju rezultātu.


Vairāk par CostPocket cenu plāniem – šeit. 


#4 Pievienojiet lietotājus


Nākamais solis būtu lietotāju pievienošana jaunizveidotajiem uzņēmuma kontiem, lai viņi varētu sākt iesniegt izdevumu dokumentus. Svarīgs aspekts ir tas, ka pastāv divu veidu lietotāji: administratori un iesniedzēji. Katram uzņēmumam var būt neierobežots katra veida lietotāju skaits, taču būtu prātīgi nepievienot visus kā administratorus. Administratoriem ir pilnīga uzņēmuma konta kontrole, kas nozīmē, ka viņi var rediģēt uzņēmuma informāciju, pārslēgt cenu plānus, pievienot vai noņemt lietotājus, aktivizēt un deaktivizēt integrācijas utt. Pats svarīgākais ir tas, ka administratori var redzēt un rediģēt katra lietotāja dokumentus un pārskatus, savukārt iesniedzēji var skatīt un rediģēt tikai savus dokumentus un pārskatus.


Es parasti iesaku pievienot grāmatvežus un uzņēmumu īpašniekus kā administratorus, bet visus pārējos kā iesniedzējus. Tas samazina nevajadzīga haosa un pārpratumu riskus.



Vēlos vēl piebilst, ka persona, kura pēc noklusējuma izveido uzņēmuma kontu, kļūst par administratoru konkrētajā uzņēmumā.


Ja jūsu pārstāvētajā uzņēmumā darbojas vairāki darbinieki ar dažādiem izmaksu avotiem, bet ikmēneša izmaksu skaits uz vienu lietotāju ir mazs, tad es noteikti iesaku apsvērt iespēju izvēlēties cenu plānu “Maksā, kad izmanto”, jo tam nav ikmēneša viena lietotāja izmaksas. Jūs maksājat tikai par dokumentiem, ko jūs digitalizējat, un par administratora kontiem.


Aplūkojiet apmācību par lietotāju pievienošanu, noklikšķinot uz šīs saites.


#5 Iepazīstiet mākoņpakalpojumu


CostPocket ir kas vairāk nekā tikai mobilā lietotne. Mākoņpakalpojums ir papildu bezmaksas rīks, kas ir pieejams ikvienam klientam. Atkarībā no tā, ar kuru grāmatvedības programmatūru esat integrēts, atšķirsies tas, cik ļoti jums būs nepieciešams šis mākoņpakalpojums.


Parasti mākonis ir vieta, kur grāmatveži var apskatīt visus katra lietotāja iesniegtos dokumentus. Lietotnē administratori var redzēt tikai savus dokumentus, bet mākonī administratori var apskatīt, organizēt un rediģēt arī citu lietotāju iesniegtos dokumentus.



Mākoņpakalpojums var tikt lietots datorā. Pieeja tam būs tāda pati kā lietotnei. Tāpat kā ar lietotni – tā izmantošanā nav nekā sarežģīta. Protams, jums ir jāiepazīstas ar vidi, bet tas ir izdarāms mazāk nekā vienas dienas laikā. Atstāšu šeit saiti uz mākoni, gadījumam, ja gribēsiet to apskatīties. Tikai ņemiet vērā, lai to izdarītu, jums būs nepieciešams CostPocket konts.


#6 Papildu iestatījumi


CostPocket šķiet diezgan vienkāršs pakalpojums, taču mēs piedāvājam vairākas iespējas to personalizēt. Mūsu mērķis ir nodrošināt jūs ar vienkāršu risinājumu, un, lai to paveiktu, mēs strādājam, lai izveidotu lietotni pēc iespējas pielāgojamāku jūsu vajadzībām. Piemēram, lietotnes iestatījumos jūs varat atrast apakškategoriju “Papildu iestatījumi”. Šeit ir iespējams pielāgot lietotni, lai tā atbilstu jūsu biznesa vai grāmatvedības prasībām.



Viena no mūsu lietotnē visbiežāk izmantotajām papildu opcijām ir "Personalizēt darbības plūsmu". Šis iestatījums sevī ietver un nodrošina vairākas iespējas mainīt veidu, kā izdevumu dokumenti tiek iesniegti uzņēmuma kontos. Piemēram, izvēloties izmantot personalizētus darbības plūsmas iestatījumus, jūs varat pievienot savus izdevumu veidus, lai tie atbilstu uzņēmumu grāmatvedībā izmantotajām dimensijām.


Vai es jau pieminēju?! Papildus datu apkopošanai no iesniegtajiem izdevumu dokumentiem, mēs arī aicinām lietotājus precizēt, vai izmaksas ir apmaksātas no personīgajiem vai uzņēmuma līdzekļiem un kas tieši tika apmaksāts. Pēc tam šī informācija tiek pārsūtīta grāmatvedim, kas novērš nevajadzīgus jautājumus un minējumus. Protams, pieņemu, ka grāmatveži nemin – viņi noskaidro tieši to, kas viņiem ir jāzina, jo grāmatvedībā kļūdām nav vietas.


Taču, ja grāmatvedība konstatēs, ka darbiniekiem nav nepieciešams norādīt iepriekš minēto informāciju, aktivizējot "Ekspress režīms", tiks atslēgta lietotāja informācijas ievadīšana dokumentu iesniegšanas procesā. Uzņēmumu īpašnieki novērtē šo režīmu, jo viņiem parasti pietrūkst laika, un viņi labprāt ietaupa katru tā sekundi.


Papildu iestatījumos ir vēl vairāk datu plūsmas pielāgošanas opciju, taču tā vietā, lai to šeit aprakstītu, es ļaušu jums tās atklāt pašiem. Noteikti izpētiet visas iespējas, ko sniedz papildu iestatījumi, pēc tam, kad esat veiksmīgi iestatījuši visu, kas minēts no pirmās līdz piektajai darbībai.


Nobeigumā


Lai gan CostPocket lietotni var iestatīt dažu minūšu laikā, ir vērts veltīt nedaudz vairāk laika visu iestatījumu iepazīšanai, lai maksimāli izmantotu pakalpojumu savā labā. Noslēgšu šo garo izklāstu, vēlreiz uzsverot, ka vienmēr ir vērts laiku pa laikam ieturēt pauzi, lai izvērtētu, vai darba veikšanai tiek izmantota labākā pieeja un instrumenti. Kas ir sliktākais, kas varētu notikt, izmēģinot CostPocket? Ja jums šis pakalpojums neapmierina, jebkurā laikā varat atgriezties pie savas iepriekš izmantotās sistēmas. Izmēģinot CostPocket, nav nekādu risku!


Divu malkas cirtēju stāsts


Divi malkas cirtēji sacentās, kurš līdz dienas beigām varēs nocirst vairāk koku. Pirmais bija pieredzējis kokgriezējs, kas ir gados vecāks, bet otrs bija jaunāks, spēcīgāks vīrietis, kurš vēlējās pierādīt savas spējas.


Abi vīrieši ķērās pie ciršanas. Apmēram pēc stundas pieredzējušākais vīrietis apstājās, apsēdās, lai paņemtu pārtraukumu un aicināja otru pievienoties. Jaunākais, spēcīgākais malkas cirtējs atbildēja: “Nekādā gadījumā! Es turpināšu cirst un tevi pārspēšu.”


"Kā vēlies," sacīja pieredzējušais vīrietis.


Šāda darba pieeja atkārtojās vairākas reizes visas dienas garumā. Reizēm pieredzējušais vīrietis pārtrauca cirst, lai atpūstos, savukārt, jaunākais, spēcīgākais malkas cirtējs turpināja cirst.


Dienas beigās, kad abi malkas cirtēji salīdzināja ar to, kurš ir saskaldījis vairāk malkas, jaunākais un spēcīgākais malkas cirtējs bija pārsteigts, atklājot, ka vecākais, kurš turpināja ieturēt pārtraukumus, ir saskaldījis ievērojami lielāku malkas daudzumu. Viņš teica: "Kā tas vispār ir iespējams? Tu pavadīji daudz mazāk laika ciršanai nekā es. Esmu stiprāks un nepārstāju cirst kokus. Kāds ir tavs noslēpums?”


Pieredzējušais vīrietis teica: "Katru reizi, kad es apsēdos, es asināju cirvi."


Avots




Google pay img Apple pay img