Kaie ir FMJ grāmatvedības firmas izpilddirektore. FMJ strādā 7 grāmatveži, tā biroji atrodas Tartu un Jõhvi un grāmatvedības pakalpojumus tas sniedz jau vairāk nekā 20 gadus. Darba vidi un modeli viņa raksturo, kā veiksmīgas attiecības starp partneriem, nekā priekšnieka un padoto attiecības. Viņa patiešām tic šādam modelim, jo arī citi uzņēmēji ir pamanījuši, ka tiem uzņēmumiem, kuru darbinieki tiek cienīti un novērtēti atbilstoši viņu patiesajām vērtībām, veicas labi.


Turklāt viņa bez kauna saka, ka viņai patīk grāmatvedība. Pat situācijās, kad klienta vietā zvana skolasbiedrene, viņa patiešām priecājas, ka var palīdzēt. "Man patīk, kad man jautā kaut ko, ko es nezinu," saka Keija. "Tad ir saviļņojums, lai uzzinātu."



Kāds bija process pirms tam?

Tas notika šādi: reizi nedēļā pie mums viesojās sekretāri, kas nesa dokumentu mapes. Vai arī rēķini tika nosūtīti pa e-pastu. Lai nepārsniegtu maksājuma termiņu, mums bija jāiesniedz rēķini apmaksai reizi nedēļā. Tad rēķini bija jāsakārto pēc datuma, un tas bija viens kaitinošs process. Secība bija patiešām svarīga, lai šos dokumentus vēlāk varētu atrast arhīvā. Tad bija nepieciešams ievadīt visus datus un ievietot mapi kartotēkā.


Tas nebija grūti, bet tas prasīja ļoti daudz laika. Iepriekš rēķini arī tiktu izdrukāti un vēlāk kā pielikumi manuāli pievienoti Merit.


Par rēķiniem - klients tos iedeva, tika izgatavota kopija un rēķini tika sasprausti kopā. Lai vēl pēc 8 gadiem būtu ko lasīt. “Datu ievade: tas bija milzīgs darbs. To visu laiku darīja asistenti. Vēl pirms dažiem gadiem mums nebija divu lielo ekrānu un mēs visu turpinājām drukāt.”


Bija arī nepatīkami jautāt vadītājam par rēķiniem, kas tika nosūtīti uz kopējo e-pastu, vai tie tiks apmaksāti.


Kā notiek darbs tagad?

Dzīve ritēja savu gaitu, līdz liktenīgajam pirmajam jūlijam, kad bija jāsāk lietot e-rēķini. Kaie jau iztēlojās, kā viņa pavada laiku grāmatvedības centrā, dodot klientiem piekļuves un pēc tam tos apmācot.


Bet tad viņa atklāja CostPocket un nespēja noticēt, ka šī lietotne patiešām ir tik vienkārša. "Es vienas nakts laikā izslēdzu visas vecās sistēmas."

Ja klients pārsūta rēķinu, tas jau ir viņa apstiprinājums tam, ka rēķins ir jāapmaksā. "Man nav nevienas mapes, man nekas nav jāizdrukā. Daži vecās skolas grāmatveži nāk jautāt, vai tiešām mēs vairs neko nedrukājam?"


“Šķirošana? Dators to dara automātiski” smejas Kaie un atceras visas tās stundas, dienas un mēnešus, kas tika pavadīti, kārtojot dokumentus.


Tagad darbs noteikti rit gludāk. "Ja ir brīvs brīdis, neapstiprinātus rēķinus var pārbaudīt vēlreiz. Mēs uzvaram abos - gan laikā, gan efektivitātē. Šodien es jau iesniedzu piecus rēķinus, un man ar tiem vairs nekas nav jādara. Visi izdevumu rēķini tiek apmaksāti tajā pašā dienā.” Pirms tam bija bezjēdzīga datu ievadīšana, bet tagad tā vairs nav.


Ja iepriekš mums bija divi pilna laika asistenti, tad tagad tie pilda savus pienākumus, kā grāmatveži, jo datu ievades darbs ir samazinājies. "Es nepārspīlēju, sakot, ka esmu divas reizes efektīvāka, jo ir mazāk darba." Pielikumi automātiski nonāk Merit, un jums vairs nav jāatceras, kuri pielikumi nav pievienoti. Šī sagatvošana ir pazudusi.

Man patīk CostPocket darba plūsmas loģiskums. Protams, dati ir jāpārbauda, taču tas ir vienkāršāk un loģiskāk. Turklāt Kaie uzslavē mūsu klientu apkalpošanu: "Ja parasti klientu atbalsta darbinieki cenšas izvairīties no klientiem, tad Costpocket darbinieki vienmēr ir centušies domāt līdzi un ātri paveikt ikvienu uzdevumu."


Grāmatveža loma ir mainījusies

"Iepriekš mēs klientus satikām ļoti bieži. Šobrīd nav īsti pamata viņus redzēt tik bieži," saka Keija un piebilst, ka šāda veida darba organizācijas viņai ir ļoti piemērota. Tagad viņai ir vairāk laika konsultēt klientus un pašai vairāk mācīties.


"Dažiem cilvēkiem vienkārši patīk datu ievades darbs. Man tas nepatīk. Ja man tam ir jāvelta puse sava laika, tad tas nav normāli." Darbam konsultējot ir daudz lielāka pievienotā vērtība. Keija piebilst: "Tas ir bezjēdzīgs darbs cilvēkam, ja to var izdarīt robots. Ja rēķini ir jāievada dienu no dienas, tad nekam citam nebūtu laika vispār.”

Kaie domā, ka grāmatveža amats nepazudīs, bet grāmatveža asistenta pozīcija pazudīs gan. FMJ ir spējis izvairīties no situācijas, kad tiek noalgoti vairāk cilvēku.


Viņiem ir bijusi diezgan stabila komanda trīs līdz četrus gadus, un klientu skaits nepārtraukti pieaug. "Mums ir lielāka alga, nevis lielāka komanda. Mums ir forša komanda, un mēs esam ļoti efektīvi." Pēdējos gados veiksmīgi sadarbojamies ar diviem lieliem klientiem, un abi iepriekš bija algojuši pilna laika grāmatvežus.


"Es nevaru teikt, ka esmu profesionāls biznesa konsultants, bet varu izteikt savu viedokli, jo redzu, kā citiem veicas, kur lietas virzās un kas vispār notiek. Es rūpīgi sekoju līdzi katrām izmaiņām likumdošanā." Grāmatvedis dažreiz var konsultēt arī jomās, kas reizēm ir finanšu vadītāja (plānošana, izdevumu kontrole), juridiskā padomdevēja (vienkāršāki nodokļu jautājumi) vai cilvēkresursu speciālista (algas nodokļi) joma. Protams, ne tik labi kā katrs speciālists atsevišķi, bet šīs ir jomas, par kurām šodien jautā klienti. Kad tiek piemērots ienākuma nodoklis un kad nē? Ja valsts ir paziņojusi par nodokļu atbrīvojumiem, tie ir jāizmanto, un ir labi, ja grāmatvedim ir laiks ar tiem iepazīties.


"Agrāk konsultēšana nebija prioritāte, bet tagad mums ir laiks ar to nodarboties", un mēs ļoti daudz komunicējam ar klientiem telefoniski. Mūsu birojā kāds visu laiku sazvanās, un viena no lielākajām izmaiņām, kas ir pretrunā tam, kā bija kādreiz, ir tā, ka klienti ir sākuši mums vairāk uzticēties visos jautājumos. ”


"Vēl viena izmaiņa ir tā, ka tagad mēs varam strādāt tieši tajā pašā vietā," saka Kaie.  "Nav tikšanos ar klientiem, un viņiem vairs nav jātērē laiks, lai satiktos." Kādreiz bija situācijas, kad klientam pašam bija jāierodas un jāparāda mums personīgi, ka šis rēķins tagad ir saistīts ar šo projektu un šis - ar citu. "Kad mēs tagad tiekamies ar klientu, mēs runājam par nopietnākām lietām."



Google pay img Apple pay img