Pirms pāris gadiem, intervējot dažādu biznesu vadītājus un vaicājot par čeku digitalizēšanas aplikācijas nepieciešamību un to trūkumiem, atceros kādu jokojam: “Vai zini ar ko nodarbojās biznesu vadītāji Ziemassvētku laikā?” Atbilde bija: “Viņi meklē nozaudētos čekus.”

Pēc kāda laika ideja par čeku digitalizēšanas aplikāciju tika pārvērsta reālā biznesā. 2019.gada Ziemassvētkos, gluži kā anekdotē, pavadīju kādu laiku, meklējot iztrūkstošos čekus CostPocket ofisā.

Kopš tā laika mēs gan esam mainījuši savu procesu kārtību, un tagad pagājušā mēneša iztrūkstošos čekus meklējam katra mēneša sākumā. Iesaku šādi organizēt savus procesus arī citiem uzņēmējiem.

Mūsu uzņēmums mēnesī apkopo aptuveni 40-60 dažādus izmaksu dokumentus, un ar dažiem no tiem ir samērā sarežģīts process. Tas attiecas, piemēram, uz tādām platformām, kā Facebook, kurās darījumu apmaksas notiek specifiski nenoteiktos laika periodos. Izmaksas paredzēt ir iespējams, taču nevar paredzēt to brīdi, kad tiks sūtīts konkrēts rēķins. 

Šādos gadījumos tiem jāpievērš īpaša uzmanība, veltot papildu desmit minūtes mēnesī, tā vietā, lai pavadītu vairākas stundas Ziemassvētkos “velkot kopā galus”. 

Šajā rakstā, galvenokārt, uzmanību vēršu uz digitālajiem izmaksu dokumentiem, kurus automātiski izsūta pakalpojumu sniedzēji, vai atsevišķos gadījumos pakalpojumu ņēmējiem dokumenti ir jāmeklē pašiem pakalpojumu sniedzēju interneta vietnēs un aplikācijās. Skaidroju, kā visērtāk iesniegt šādus rēķinus, kādai informācijai jābūt iekļautai ārējos attaisnojuma dokumentos un kur meklēt tos rēķinus, kas netiek sūtīti uz e-pastu.

Dokumentu iesniegšana no e-pasta

Visērtāk elektroniskos dokumentus var iesniegt, izmantojot e-pastu. Šim nolūkam CostPocket piešķir un automātiski izveido personalizētas @costpocket.com e-pasta adreses katrai organizācijai un katram lietotājam. Personīgo @costpocket.com e-pasta adresi var apskatīt aplikācijas “Iestatījumi” sadaļā.

1.

2.

@costpocket.com e-pasts parasti tiek izveidots no lietotāja vārda (piemērā “testtset2”) un organizācijas nosaukuma (piemērā “testcp”). Šis e-pasts ir kā savienojuma ceļš starp Jūsu e-pastu un Jūsu CostPocket kontu. Mūsu sistēma to lieto, lai saņemtu izmaksu dokumentus to digitalizēšanai. 

Ja pakalpojumu sniedzējs vai partneris izmaksu dokumentus sūta uz Jūsu e-pastu, tad viss ir pavisam vienkārši. Pārsūtiet dokumentus uz savu @costpocket.com adresi, lai tos digitalizētu un pārsūtītu tālāk uz Jūsu integrāciju.

Lai uzzinātu vairāk par šo un pārējiem digitalizēšanas veidiem, spiediet uz šīs saites.

Rēķins, pavadzīme un maksājums

Lai visi procesi noritētu ideāli, es izmaksu dokumentus pārsūtu digitalizēšanai uzreiz pēc to saņemšanas, taču, protams, gadās arī aizmirst vai nepamanīt saņemto rēķinu, ko pēc tam nākas meklēt nākamā mēneša sākumā. Nereti tā gadās ar to partneru rēķiniem, kuri sūta ne tikai rēķinus, bet arī cita veida e-pastus. Rēķinu meklēšanai parasti noder atslēgas vārdi: rēķins, pavadzime, maksājums u.tml.

E-pasta temata josla

Sūtot dokumentus uz @costpocket.com to digitalizēšanai, temata joslā parasti rakstu īsu, paskaidrojošu komentāru, jo temata joslā ierakstītais grāmatvedim būs kā paskaidrojošs komentārs.

Ilgu laiku, piemēram, temata joslā rakstīju: “Kodu uzturēšana”, kas, kā pēc tam noskaidroju, pilnīgi neko neizteica manai grāmatvedei. Šāda veida komentārs nepaskaidroja - uz ko attiecināt konkrētās izmaksas. 

Katram grāmatvedim ir savs risinājums, taču būtībā jautājums ir viens un tas pats - no kura departamenta un par ko ir šīs izmaksas? Temata joslā var norādīt departamentu (piemēram, “Mārketings”) un pakalpojumu (piemēram, “reklāmas plakātu druka”), bet vislabāk - pajautāt savam grāmatvedim un noskaidrot, kāda veida komentārs būtu vislietderīgākais. 

E-pasta pielikums un ziņas saturs

Katru e-pastam pievienoto dokumentu CostPocket sistēma digitalizēs atsevišķi, tādēļ no e-pasta pielikumā esošajiem dokumentiem nepieciešams noņemt dokumentus, kas nav izmaksu dokumenti. 

Ja e-pasts būs bez pielikuma, tiks izveidots PDF dokuments no e-pasta ziņas satura. Atsevišķos gadījumos pakalpojumu sniedzēji nesūta PDF dokumentus, tad e-pasta saturs pats par sevi ir rēķins (piemēram, viesnīcu vai ceļojumu pakalpojumiem). 

Agrāk grāmatveži drukāja šādas e-pasta ziņas, taču ar CostPocket to darīt nav nepieciešams. Aplikācija automātiski izveidos PDF dokumentu pēc e-pasta nosūtīšanas uz @costpocket.com adresi. 

Ja e-pasta ziņā bez rēķina datiem ir arī reklāmas un cita veida informācija, kas neattiecās uz izmaksu dokumentu, iesakām liekos datus pirms pārsūtīšanas izdzēst.

Ārējā attaisnojuma dokumentā obligāti iekļaujamā informācija

Rēķinā obligāti jāiekļauj šādi dati:

• dokumenta autora nosaukums (juridiskā persona) vai vārds un uzvārds (fiziskā persona);
• dokumenta autora reģistrācijas numurs vai personas kods; 
• juridiskā adrese (juridiskā persona), bet ja autors ir fiziskā persona - personas norādītā adrese vai deklarētās dzīvesvietas adrese; 
• dokumenta veida nosaukums;
• dokumenta datums;
• dokumenta reģistrācijas numurs;
• paraksts (izņemot likumā noteiktos izņēmumus);
• saimnieciskā darījuma apraksts (daudzumi, summas).

*Sīkāk par šo likumā Par grāmatvedību 7.pantā.

Latvijā izmaksu dokumenti nav derīgi bez šīs informācijas, taču to nav viegli paskaidrot pakalpojumu sniedzējam no Turcijas vai ASV. Tāpat, svarīgi būtu zināt arī apmaksas veidu un nodokļu maksātāja numuru, ja tāds ir.

Ja esat PVN maksātājs, vienojoties par darījumu vienmēr norādiet savu PVN reģistrācijas numuru. Elektronisko pakalpojumu sniedzēji veic darījumus no dažādām pasaules valstīm, taču nereti ASV reģistrētām kompānijām ir filiāles Eiropas Savienības teritorijā (piemēram, Google Ireland Ltd., Facebook Ireland Ltd., u.c.).

Ja klienta PVN numurs parādās uz rēķina vai pavadzīmes, tad nodoklis Eiropas Savienības iekšējiem darījumiem netiks pievienots. Kopš 2020.gada 18.aprīļa šī procedūra attiecās arī uz Lielbritāniju.

Ja e-pastā šī informācija nav atrodama, meklējiet kādu no šīm pogām e-pasta ziņojumā “Apskatīt rēķinu”, “Lejupielādēt pavadzīmi”, “Lejupielādēt kā PDF”, utt. Iespējams, ka izmaksu dokuments ir pakalpojumu sniedzēja interneta vietnē vai aplikācijā.

Izmaksu dokumenti interneta vietnēs un aplikācijās

Dažkārt rēķini un pavadzīmes var atrasties partneru vietnēs, kas glabā informāciju mākoņvidē.

Parasti tos var atrast “Billing” apakšsadaļā “Settings”.

Piemēram, Facebook vietnē:

Tā kā  Google Ads iekasē naudu par katru pakalpojumu, nevis piestāda rēķinu, sasniedzot limitu vai mēneša beigās, var gadīties, ka mēnesī tiks veikti vairāki maksājumi par Google Ads pakalpojumiem. Šajā gadījumā, nemeklējiet individuālus rēķinus, bet lejupielādējiet mēneša kopsavilkuma izmaksu dokumentu ar nodokļu informāciju.

Komunikācija un laiks

Nobeigumā vēlos teikt, ka neatkarīgi no tā, kādas metodes vai rīkus izvēlēsieties izmantot - nedrīkst aizmirst par komunikācijas spēku. Iepriekš, ar grāmatvedi,  izrunājot un vienojoties par informācijas veidiem un to nodošanas kanāliem, var izvairīties no liekiem pārpratumiem un domstarpībām. 

Savukārt, uzrunājot pakalpojumu sniedzēju vai partneru atbalsta centru pārstāvjus, var ievērojami ietaupīt laiku, kuru, pretējā gadījumā, nāktos pavadīt cenšoties atrast vietni, kurā glabājās nepieciešamie pakalpojumu rēķini.

Ticu, ka apvienojot CostPocket sniegtās priekšrocības un savstarpēju komunikāciju, izdosies ietaupīt gan savu, gan citu laiku. 

Ko iesākt ar ietaupīto laiku? Domāju, ka par to ir vērts padomāt un parunāt kādu citu reizi.