Kā aktivizēt izdevumu apstiprināšanas funkciju?

Mūsu viens no galvenajiem mērķiem ir pēc iespējas vairāk atvieglot uzņēmēju, darbinieku un grāmatvežu darba procesus, līdz ar to, mums ir svarīgi, lai mūsu risinājums spētu pielāgoties katra uzņēmuma vajadzībām, kā arī sekotu līdzi mūsdienu tendencēm un prasībām.

Ar jaunā Grāmatvedības likuma izstrādāšanu 2022. gadā, tajā tika izstrādāti jauni noteikumi attiecībā uz uzņēmumu vadītāju pienākumiem nodrošināt grāmatvedības sistēmas kontroles ieviešanu, izstrādāšanu, uzturēšanu un uzlabošanu.

Ņemot vērā iepriekš minēto, šobrīd katra uzņēmuma vadītājam būtu pienākums izstrādāt skaidru un konkrētu dokumentu aprites un apstiprināšanas jeb vīzēšanas sistēmu. Izmantojot mūsu CostPocket aplikāciju, mēs saviem lietotājiem esam izstrādājuši “Izdevumu apstiprināšanas” funkciju, lai tas būtu līdzeklis šī likuma prasību ievērošanai.

Šajā rakstā mēs izklāstīsim to, kā strādā mūsu “Izdevumu apstiprināšanas” sistēma un kā to uzstādīt, un pielāgot  sava uzņēmuma vajadzībām.

Pirmais solis ir “Izdevumu apstiprināšanas” funkcijas sadaļas atvēršana. To jūs variet izdarīt dodoties uz “Iestatījumu” sadaļu jūsu profilā.

Otrais solis ir doties uz sadaļu “Citi pakalpojumi”.

Trešais solis ir atvērt sadaļu “Izdevumu apstiprināšana”

Ceturtais solis ir izveidot jūsu pirmo izdevumu apstiprināšanas shēmu.

Piektais solis ir izvēlēties tās, personas, kuras attiecīgajai izdevumu apstiprināšanas shēmai būs tās personas, kuras pieņems lēmumu attiecībā uz izdevumu dokumentu apstiprināšanu.

Ir iespējams pievienot gan vairākus lēmumu pieņēmējus, gan arī izveidot divas lēmumu pieņemšanas kārtas, piemēram, kad pirmajā kārtā dokumentu apstiprina viena persona, bet tas vēl nav kopumā apstiprināts un nosūtīts uz grāmatvedības sistēmu, kamēr to neapstiprina otra persona. Kā piemēru varētu minēt gadījumu, kad pirmajā apstiprināšanas kārtā ir jūsu tiešais priekšnieks un otrajā - uzņēmuma grāmatvedis.

Turklāt, tieši tāpat kā jūs varat izvēlēties lēmumu pieņemošās personas, jums ir arī iespēja pielāgot tās personas, uz kurām attieksies šī izdevumu apstiprināšanas ķēde, jeb pielāgot dokumentu iesniedzošās personas.

Pēc izdevumu apstiprināšanas shēmas izveides, jūs to variet konfigurēt pēc sev nepieciešamajām vēlmēm, kā arī taisīt vairākas šādas shēmas, lai vēl vairāk optimizētu jūsu grāmatvedības procesu.

Viens no mūsu ieteikumiem būtu iepazīties ar apstiprināmo dokumentu atlases kritērijiem, kurus jūs varat personalizēt pēc nepieciešamības. Šajā sadaļā jūs variet rediģēt to, kādi dokumenta veidi, piemērojamā dokumenta summa un izdevumu veidi attiecās uz konkrēto izdevumu apstiprināšanas shēmu.

Lai vēl papildus rediģētu esošās shēmas kritērijus, jūs variet doties uz “Automatizācijas nosacījumiem”, kur jūs variet rediģēt dokumentu summas, kuru ietvaros attiecīgi iesniegtais dokuments tiks noraidīts vai apstiprināts, kā arī iestatīt izdevumu limitus, kurus pārsniedzot izdevumu dokuments tiks noraidīts.

Turklāt, būtiski šo kritēriju sadaļu ir nejaukt ar “Vispārigajiem iestatījumiem”. Vispārīgajos iestatījumos ir iespējams pielāgot dažādus noklusējuma iestatījumus, kuru iestāšanās vai neiestāšanās gadījumā attiecīgie dokumenti tiks neattiecināti vai attiecināti uz izdevumu apstiprināšanas shēmām vispārīgi.

Pēdējais un svarīgākais solis ir ieslēgt “Izdevumu apstiprināšanas” funkciju.

----------------------------

Labprāt atbildēsim uz Jūsu jautājumiem un ieteikumiem!

[email protected] / (+371) 25675630.