Jesteś samozatrudniony lub prowadzisz małą firmę i jednocześnie zajmujesz się księgowością?  Być może nadszedł czas na ponowną ocenę twojej strategii? Oczywiście, że możesz to robić samodzielnie? Wszystko jednak sprowadza się nie tylko do tego jak dobrze znasz się na rachunkowości, ale też ile właściwie wart jest Twój czas.

Zwróć uwagę na to, że kiedy zdecydujesz się zrobić jedną rzecz, zwykle oznacza to, że musisz zrezygnować z innej. A co jeśli działania, z których rezygnujesz mają większą wartość? Jak więc mądrze zoptymalizować swój czas pracy?

Przykładowo Bill Gates traci pieniądze za każdym razem, gdy zatrzymuje się, aby podnieść leżący na ziemi banknot jednodolarowy! Oczywiście Bill jest skrajnym przykładem, ale jeśli się nad tym zastanowić, to istnieją działania i decyzje, które podejmujemy w ciągu dnia z konsekwencją utraty czasu i pieniędzy

Certyfikowany, zawodowy księgowy z doświadczeniem zwykle ma w zanadrzu kilka sztuczek, które pomogą Ci zaoszczędzić ciężko zarobione środki finansowe, a jednocześnie będzie działać zgodnie z lokalnymi przepisami.

Lepsze dane - lepsze decyzje

Dzięki zleceniu prowadzenia księgowości profesjonaliście uzyskasz dostęp do specjalistycznej wiedzy finansowej na poziomie kadry kierowniczej bez konieczności zatrudniania księgowego na pełny etat. Jednocześnie otrzymasz kluczowe dane finansowe razem z ich wyjaśnieniem, abyś mógł podejmować jak najlepsze decyzje dla swojej działalności.

Jednak samo posiadanie danych nie wystarczy. Kluczowe jest ich zrozumienie, zanim zaczniesz podejmować na ich podstawie ważne decyzje. Tu z pomocą przychodzą właśnie zewnętrzni eksperci finansowi. Ponieważ ich działalność w dużej mierze zależy od tego, jak dobrze radzą sobie firmy ich klientów, w ich najlepszym interesie leży nie tylko dostarczenie Ci bardzo dokładnych danych, ale również upewnienie się, że całkowicie je rozumiesz i wyciągasz z nich dobrze przemyślane wnioski.

Dokładnie i na czas

Biura rachunkowe i ich pracownicy przestrzegają wysokich standardów, ponieważ jakość ich pracy jest bezpośrednio skorelowana z ich wynikami biznesowymi i relacjami. Poprzeczka jest ustawiona wysoko nie tylko ze względu na wzajemnie podpisaną umowę, ale również na przepisy rządowe i ścisłe terminy, których należy przestrzegać. 

Zwykle tym, co jest najtrudniejsze w dotrzymywaniu terminów jest mało efektywnie zarządzany obieg dokumentów. Dokumenty kosztowe są znaczącą częścią zestawień finansowych, jednak bardzo często są dostarczane do księgowego na raz i na ostatnią chwilę, nie wspominając już o zagubionych fakturach. Dodatkowo, jeśli dane z dokumentów muszą być ręcznie wprowadzane do programu księgowego, proces ten staje się jeszcze bardziej żmudny. 

Współcześnie jednak, najlepsze biura rachunkowe i ich pracownicy dysponują zwykle profesjonalnymi narzędziami do realizacji różnorodnych zadań. Dzięki korzystaniu z narzędzi do digitalizacji sfotografowanych dokumentów, jak na przykład aplikacja CostPocket, księgowi i właściciele firm oszczędzają czas na działaniach, które mogą być zautomatyzowane, zyskując czas na dokładniejsze analizy danych i propozycję najlepszych rozwiązań na czas. 

Oszczędności

Wynagrodzenia i podatki to tylko część Twoich wydatków jakie musisz ponieść w przypadku gdy zatrudniasz księgowego lub dział księgowy wewnątrz swojej firmy. Wiąże się to nieodłącznie ze szkoleniami, nowym wyposażeniem i zarządzaniem coraz większym  zespołem. W takiej sytuacji albo poświęcisz na te zadania swój czas, albo zatrudnisz do tego nowego pracownika i pojawią się znowu nowe koszty. Tego typu rozwiązania w przypadku jednoosobowych i małych przedsiębiorstw są w zasadzie niemożliwe. 

Mierząc się z takimi problemami warto więc pomyśleć o księgowej firmie z zewnątrz. Nawet jeśli stawka godzinowa księgowego lub innego specjalisty finansowego na początku Cię przerazi, pamiętaj, że przy tej formie współpracy nie musisz się martwić o inne koszty (takie jak ubezpieczenie, składki, podatki) oraz pozostałe działania związane z zatrudnianiem pracownika. Korzyści biznesowych i finansowych z takiego rozwiązania jest dużo więcej niż początkowo się wydaje.

Warto również wspomnieć, że zwykle ilość pracy księgowych nie jest stała. Księgowi często pracują zadaniowo, a Ty pozostajesz z zadaniem wypełnienia całego harmonogramu pracownika na etacie znaczącą pracą. 

Płacenie wyłącznie za usługi, których w danym momencie potrzebujesz, ma po prostu sens. 

To, czego nie kupisz - czas

To, że nie możesz kupić więcej czasu, nie oznacza, że nie możesz go zaoszczędzić. Wiem, to oczywiste, ale spójrzmy prawdzie w oczy - my, jako ludzie, nie dbamy o oszczędność czasu i próbujemy wciąż żyć szybciej, podczas gdy powinniśmy żyć mądrzej i bardziej wydajnie. 

Jednym ze sposobów na to jest delegowanie zadań. Bardzo często boimy się zaufać drugiej osobie i powierzyć jej konkretne zadanie. W niektórych przypadkach jest to zrozumiałe, ale często te zadania powinny zostać oddelegowanie innej osobie, abyś Ty mógł poświęcić swój czas i energię na ważniejsze działania.

Księgowość to jedno z najważniejszych zadań, które powinno być powierzone innej osobie. Choć niezwykle ważne, wymaga również dużej ilości czasu i energii. Aby odpowiednio je wykonać, musisz pracować długie godziny aby zgromadzić wszystkie potrzebne dokumenty, dane, wyliczenia itd. Następnie musisz poświęcić czas na ich przeczytanie i interpretację. To się po prostu nie opłaca. 

Oddeleguj prowadzenie księgowości, a Twoja firma Ci za to podziękuje! 

Segregacja

Ludzie popełniają błędy. Jeśli w Twoim zespole jest tylko jedna osoba, która posiada odpowiednią wiedzę finansową i potrafi zidentyfikować błędy, Twoja firma podejmuje niemałe ryzyko. Jeśli ta sama osoba popełni błąd, wówczas nie ma nikogo, kto go zauważy. 

To kolejny powód dla którego oddelegowanie prowadzenia księgowości  jest sensownym rozwiązaniem. W ten sposób nie tylko zmniejszysz ryzyko popełnienia błędu ludzkiego, ale również nawiążesz współpracę z w pełni oddanym zespołem finansowym, dla którego rozwój Twojego biznesu będzie jednym z największych priorytetów. 

Podsumowanie

Choć zatrudnienie księgowego lub wewnętrznego działu finansowego może wydawać Ci się intuicyjnie dobrym rozwiązaniem, być może warto sprawdzić jego praktyczność. Odkryjesz wówczas, że zlecenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej przynosi wiele korzyści, które mogą poprawić długoterminowe wyniki Twojej firmy.