Grzegorz: Technologia zwiększa naszą wydajność, czas zmienić stare nawyki!

Kiedy rozpoczynaliśmy działać na polskim rynku, jeden z naszych inwestorów polecił nam firmę księgową, która miała zająć się naszą nową filią - Firma SOFOS Poland oferuje kompleksowe wsparcie prawne, finansowe oraz księgowe dla polskich przedsiębiorców. Celem spółki jest rozwój w kierunku kompleksowej firmy doradczej, w której przedsiębiorcy otrzymają usługi w zakresie pozyskania finansowania, poprzez doradztwo strategiczne i podatkowe, kończąc na usługach prawnych i księgowych.

Nasz zespół spotkał się z księgowym Grzegorzem Parulski-Ścińskim, reprezentującym spółkę SOFOS Poland Usługi Księgowe, aby porozmawiać o obecnych trendach w księgowości i jego doświadczeniach z CostPocket. 

CostPocket: Cześć Grzegorz! Dziękujemy, że znalazłeś czas, aby się z nami spotkać. Na początek, czy możesz powiedzieć nam, jak z Twojej perspektywy wygląda obecnie księgowość w Polsce?

Grzegorz: Hej! Myślę, że mamy bardzo ciekawe czasy dla księgowych w Polsce.

Przede wszystkim czuję przemianę pokoleniową w branży, ponieważ zaczynamy przechodzić z ery papierowej do cyfrowej. Oczywiście na pewno wielu księgowych i przedsiębiorców pozostaje przy swoich przyzwyczajeniach, jednak według mnie nie ma innej opcji jak iść do przodu. Dla przykładu, ostatnio dałem zadanie mojej asystentce, która urodziła się po 2000 roku, aby ułożyła papierowe faktury w folderze według daty za pomocą dziurkacza. Okazało się, że używała go pierwszy raz w życiu! W szkole zajmowano się tylko plikami elektronicznymi. Również obsługa oprogramowania księgowego starej generacji, które wygląda jak arkusze Excela, była dla niej dość problematyczna, ale już rozpoczęcie pracy z nowymi systemami księgowymi w chmurze nie zajęło jej dużo czasu.

Jeszcze w 2019 roku odwiedziłem targi technologiczne dla doradców podatkowych i księgowych w Berlinie i byłem zszokowany prezentowanymi tam możliwościami i nowościami. Dziś, gdy widzę jak wiele z tych pomysłów jest wdrażanych, jestem pewny, że cała branża zmierza w kierunku uproszczenia i automatyzacji procesów, digitalizacji dokumentów, a także możliwości dostępu do danych i oprogramowania przez Internet w każdej chwili i z dowolnego miejsca.

Tak więc w tej chwili Polska przyjmuje wiele innowacji. Również polski portal podatkowy i inne usługi rządowe zostały zmodernizowane tak, aby umożliwić wygodne i efektywne składanie wniosków online. Ponadto, nasz rząd rozpoczął projekt elektronicznego fakturowania, a od połowy 2024 roku e-faktury będą obowiązkowe dla firm. Z jednej strony moi klienci z Niemiec i Austrii są zaskoczeni tym, jak wydajne są procesy w Polsce, a z drugiej strony trudno jest zaimponować, na przykład, Estończykom, którzy są znani na całym świecie ze swojej e-administracji.

CostPocket: Opowiedz nam proszę o tym, jak wyglądają praktyki wprowadzania danych z dokumentów kosztowych w Polsce.

Grzegorz: Przez lata ukształtowała się u nas tradycja fizycznego przynoszenia przez przedsiębiorców papierowych dokumentów do księgowego. Nie mając alternatywy, wszyscy po prostu się do tego przyzwyczaili. Takie rozwiązanie ma jednak wiele minusów, jak na przykład żmudna praca ręcznego wprowadzania danych do programu i częste opóźnienia klientów w dostarczaniu dokumentów. Na szczęście jednak obecnie wiele się w tej kwestii zmienia. Na przykład, w marcu 2022 roku konsultowałem nowego klienta z Estonii i zszokowałem go moją prośbą o fizyczne przesłanie dokumentów. Klient nie mógł zrozumieć dlaczego nie mogę pobrać ich z chmury. Dlatego uważam, że jako firma musimy podążać za trendami i potrzebami naszych klientów, w związku z czym staliśmy się znacznie bardziej elastyczni w kwestii przesyłania dokumentów. Dziś, gdybym oczekiwał od młodego przedsiębiorcy dostarczania mi papierowych dokumentów, straciłbym go jako klienta.

Ostatnie lata przyniosły jednak wiele zmian. Nasze stare przyzwyczajenia bardzo się zmieniły podczas pandemii Covid-19. Lockdown był wielkim szokiem dla wszystkich i właściwie zapoczątkował digitalizację w księgowości... Kilka lat temu nawet jeszcze nie mówiliśmy o przechowywaniu danych w chmurze. Po wprowadzeniu lockdown’u i braku możliwości przekazywania papierowych dokumentów, nasi klienci zaczęli je przesyłać za pomocą poczty elektronicznej i Google Drive.

Mimo to, kiedy czasem rozmawiam z innymi księgowymi i mówię o digitalizacji dokumentów, czy też OCR (Optical Character Recognition, przyp. aut.), często spotykam się z rozbawionym spojrzeniem i trochę traktowaniem tych nowych technologii z góry. Mówią, że "klienci są przyzwyczajeni do papieru, a rewolucja cyfrowa jest daleko", ale zapominają, że od połowy 2024 roku całościowe fakturowanie między firmami będzie cyfrowe. Jestem pewien, że to będą bardzo frustrujące i trudne miesiące dla wszystkich tych przedsiębiorców, księgowych i pracowników, którzy niechętnie otwierają się na nowe technologie.

CostPocket: A jak wyglądały Twoje początki użytkowania CostPocket?

Grzegorz: O CostPocket dowiedziałem się w październiku 2021 roku, kiedy Martin i Joonas (założyciele CostPocket, przyp. aut.) skontaktowali się ze mną w sprawie usług księgowych. Oczywiście chcieli skorzystać ze swojej aplikacji i wprowadzić ją do przesyłania dokumentów pomiędzy moim biurem księgowym, a nimi. Mówiąc szczerze, na początku byłem bardzo sceptyczny: CostPocket współpracował wówczas tylko z oprogramowaniem 360Księgowość, którego nigdy wcześniej nie używałem. Nowe oprogramowanie wymaga nowych procesów, a to wiąże się z dodatkową pracą. Jednocześnie jednak byłem zaintrygowany nowym narzędziem. Jednak pierwsze wrażenie było bardzo pozytywne i pomyślałem, że CostPoket jest znacznie lepiej rozwinięte niż pozostałe narzędzia do digitalizacji, które wówczas próbowałem. Pamiętam, że pojawiały się pewne problemy z polskimi dokumentami przy wykrywaniu REGON-u lub identyfikacji dostawcy i klienta. Ale zauważyłem, że szybko te problemy rozwiązaliście i znacznie poprawiliście ogólną dokładność odczytywanych danych od czasu moich pierwszych testów (średnia dokładność digitalizacji dokumentów w Polsce wynosiła 75,1% w grudniu 2021 i 87% w grudniu 2022, przyp. aut.).

Zdałem sobie wówczas sprawę, że CostPocket ma potencjał, aby zaoszczędzić znaczną ilość czasu zarówno dla mnie, jak i moich klientów. Na początek wybrałem 5 klientów do przetestowania Waszej usługi przez miesiąc. Po miesiącu wszyscy byli zachwyceni i kontynuują korzystanie z CostPocket do dnia dzisiejszego. Mając tak pozytywne opinie, łatwo było mi przekonać innych moich klientów, że nadszedł czas na nowoczesne raportowanie ich wydatków.

CostPocket: Jakie według Ciebie są główne korzyści z raportowania wydatków za pomocą CostPocket? 

Grzegorz: Z punktu widzenia użytkownika, ponieważ moja firma również używa CostPocket do raportowania wydatków, nie obawiam się już, że zgubię ważne dokumenty. Teraz mam nawyk robienia zdjęcia paragonu zaraz po zakupie, więc nie muszę go już przechowywać w portfelu.

Z perspektywy księgowego uwielbiam fakt, że nie jestem już zaangażowany w gromadzenie dokumentów moich klientów. Oznacza to również brak konieczności poświęcania czasu na porządkowanie papierowych dokumentów i ręczne wprowadzanie danych do systemu. Dzięki temu, pozostaje mi najprzyjemniejsza i najważniejsza część mojej pracy: księgowanie na konkretnych kontach i rozwiązywanie spraw podatkowych.

Dodatkowo, raportowanie wydatków za pomocą CostPocket sprawia również, że komunikacja pomiędzy klientem a biurem rachunkowym staje się bardziej przejrzysta. Księgowy nie ma możliwości zarzucić klientowi niedostarczenie faktury, czy też udać, że jakiejś faktury w ogóle nie było. Zarządzanie plikami online jest także o wiele łatwiejsze niż zajmowanie się folderami w magazynie.

Co więcej, zamiast fali dokumentów spływającej do biura 7 dnia miesiąca, otrzymujemy dokumenty bardziej regularnie. Daje nam to możliwość lepszej kontroli i planowania pracy, dzięki czemu możemy wcześniej zauważyć i zgłębić wszelkie potencjalne problemy.

Podsumowując, CostPocket po prostu pomaga mi przyspieszyć i zorganizować moją pracę, a dodatkowo jest bardzo łatwy w obsłudze. Uważam, że całe doświadczenie korzystania z tego narzędzia jest ultra przyjazne dla użytkownika. Wystarczy, że się zalogujesz i już jesteś gotowy do pracy.

CostPocket: A kto Twoim zdaniem może skorzystać z CostPocket? 

Grzegorz: Uważam, że każda firma, chcąca usprawnić swoje procesy raportowania wydatków, może skorzystać z CostPocket. Proponuję go moim klientom, którzy raportują co najmniej 5-10 dokumentów miesięcznie. Jeśli wolumen jest mniejszy, efekt optymalizacji procesu jest minimalny.

Ponadto, z mojego doświadczenia wynika, że gdy pracownicy mają karty firmowe, dokumenty bardzo często się gubią. Oznacza to tym samym dodatkowe koszty dla firmy. W tym przypadku rozwiązanie takie jak CostPocket jest niezbędne, aby kontrolować obieg dokumentów w firmie.

CostPocket: Jakie firmy adaptują się najłatwiej i jakie są ewentualne przeszkody, które napotykają klienci?

Grzegorz: Najłatwiej jest mi przekonać do wdrożenia CostPocket firmy informatyczne, konsultingowe, a także przedsiębiorców prowadzących działalności jednoosobowe. Oni zawsze szukają sposobów na optymalizację swojej pracy i są, zazwyczaj, bardzo otwarci i chętni do próbowania nowości. 

Aha, no i wszystkie firmy międzynarodowe. Gromadzenie dokumentów kosztowych jest skomplikowane, gdy pracownicy pracują w wielu krajach, więc wysyłanie ich za pomocą poczty elektronicznej lub aplikacji znacząco ten proces upraszcza. Ponadto, międzynarodowe firmy doceniają, że aplikacja CostPocket jest dostępna w wielu językach (w sumie w 8 językach, przyp. aut.). Wszystkie inne podobne rozwiązania, które znam, są dostępne tylko w języku polskim. 

Według mnie, największą przeszkodą dla większości firm jest trzymanie się starych nawyków. Niektóre branże, np. restauratorzy czy notariusze, bardzo chętnie przechowują swoje dane na papierze i nawet nie rozważają innych opcji. Znam wiele firm, którym CostPocket mógłby zaoszczędzić wiele czasu, ale ich menedżerowie nie są otwarci na takie zmiany. Mimo to, pozostaję optymistą: przyzwyczajenia zmieniają się wraz ze zmianą świata.

CostPocket: Czy chciałbyś dodać coś jeszcze na temat swojego doświadczenia z CostPocket?

Grzegorz: Na CostPocket patrzę głównie przez pryzmat programu księgowego, z którym działa, czyli 360Księgowość. Natomiast w przypadku niektórych moich klientów korzystam z innych oprogramowań księgowych. Bardzo chciałbym, aby CostPocket był dostępny również na nich, czy jest to możliwe?

CostPocket: Niestety, wiele oprogramowań księgowych starszej generacji nie pozwala nam na integrację z digitalizacją dokumentów, ale na dzień dzisiejszy, oprócz 360Księgowość, mamy integracje dostępne również z takimi programami jak: iFirma, Varico, Finka i Raks.

Grzegorz: O, nie wiedziałem o tym. Dobrze wiedzieć. Czekam więc na kolejne integracje i możliwości!

CostPocket: Nasz zespół już nad tym pracuje! Dziękujemy za spotkanie Grzegorz!