Pomimo, że poniższy artykuł został napisany z myślą o biurach rachunkowych, większość zawartych w nim wskazówek będzie przydatna również dla organizacji posiadających wewnętrzne działy księgowości.
CostPocket to aplikacja służąca digitalizacji dokumentów kosztowych ze zdjęcia oraz różnego rodzaju plików przesyłanych na przykład pocztą e-mail. W ostatnim czasie zauważyliśmy jednak problem z wykorzystaniem pełnego potencjału aplikacji CostPocket. Co prawda, już samo pobranie CostPocket i rozpoczęcie fotografowania dokumentów kosztowych jest dużą oszczędnością zarówno czasu, jak i przestrzeni biurowej, natomiast zakres możliwości tej aplikacji jest o wiele większy.
Zatem weź kubek swojego ulubionego napoju, usiądź wygodnie i uporządkujmy te informacje!
Jaka jest główna korzyść płynąca z używania aplikacji CostPocket?
Podstawową cechą aplikacji CostPocket jest, w wielkim skrócie, jej efektywność, a dokładniej rzecz ujmując: usprawnienie przepływu dokumentów kosztowych. Ale co to tak naprawdę oznacza? Z pewnością to koniec stresujących godzin gorączkowej pracy przed upływem terminu składania deklaracji VAT każdego miesiąca. Zamiast stert papierów trafiających na biurko w ostatniej chwili, rachunki i faktury są przesyłane zdalnie i w dowolnym momencie za pomocą aplikacji. Ponadto, dokumenty kosztowe trafiają do systemu księgowego już w formie cyfrowej, oszczędzając godziny ręcznego wprowadzania danych.
Manivald Sternhof, estoński weteran branży księgowej z ponad 20-letnim doświadczeniem, podzielił się z nami swoimi doświadczeniami w następujących słowach:
"99% moich klientów korzysta z CostPocket, a wartość, jaką ta aplikacja dostarcza, można zilustrować szybkością, z jaką rachunki docierają do księgowości. Wcześniej nasi księgowi spędzali kilka dni w okolicach 18-20 dnia każdego miesiąca, odbierając i sortując sterty dokumentów, a następnie wprowadzając dane z paragonów do programu księgowego. Teraz organizujemy tę pracę elastycznie, ponieważ CostPocket zapewnia nam stały napływ dokumentów przez cały miesiąc."
Doszliśmy do momentu, w którym mamy samojeżdżące samochody i rakiety kosmiczne wielokrotnego użytku, a mimo to nasi księgowi nadal tracą czas na ręczną obsługę papierowych dokumentów. Czy jest w tym jakiś sens? Raczej nie: księgowość musi nadążać za innowacjami i technologią, które uwolnią pracowników od żmudnych i monotonnych zadań!
Ale to nie wszystko!
#1 Skaluj i zarządzaj wieloma firmami naraz
Na koniec 2021 r. wśród naszych klientów mieliśmy 163 biura rachunkowe zarządzające średnio 11,5 firmami i łącznie digitalizujące blisko 60 tys. dokumentów miesięcznie. Wszystko to za pomocą jednego konta CostPocket. To jest to, co nazywamy efektywnością.
Kiedy zarządzasz wieloma kontami w CostPocket, musisz uzgodnić z klientami, kto będzie płacił za usługi. Wszyscy klienci mogą otrzymywać osobne faktury za usługi CostPocket.
Często jednak biura rachunkowe zgadzają się płacić za wszystkich swoich klientów w formie jednej faktury. Jest to łatwe do ustawienia podczas tworzenia konta klienta lub później, w zakładce "ustawienia" w aplikacji.
#2 Aktywuj integrację z oprogramowaniem księgowym
Dzięki CostPocket możesz zapomnieć o zbieraniu papierowych rachunków i ręcznym wprowadzaniu danych. Zrelaksuj się i obserwuj dane pojawiające się na Twoim ekranie zaraz po zdigitalizowaniu dokumentów lub przesłaniu raportów z wydatków. Jednak pełna funkcjonalność tego oprogramowania może być odkryta po zintegrowaniu oprogramowaniami księgowymi.
Na ten moment CostPocket posiada 5 aktywnych integracji z programami do księgowości, a ich listę zobaczysz tutaj. Jeśli na liście nie ma oprogramowania, z którego korzystasz, daj nam znać! Być może właśnie pracujemy nad tą integracją.
Twoi klienci korzystają z różnych programów księgowych? Żaden problem! Możesz połączyć konto każdego klienta z oprogramowaniem, z którego korzysta. Aktywacja jest dość prosta, zajmuje nie więcej niż 10 minut, a niezbędne kroki są szczegółowo opisane na naszej stronie internetowej.
#3 Wybierz najlepszą dla Ciebie usługę i plan cenowy
CostPocket oferuje dwie różne usługi digitalizacji dokumentów:
Digitalizacja automatyczna
Nasze autorskie algorytmy technologii OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) skanują dodany do aplikacji dokument i odczytują z odpowiednich pól dane do digitalizacji: począwszy od nazwy dostawcy i numeru NIP, a skończywszy na kwocie całkowitej i walucie. Choć w przeważającej większości przypadków nasze algorytmy są niezawodne, od czasu do czasu zdarza się sytuacja kiedy trzeba im pomóc i poprawić zeskanowane dane.
Digitalizacja weryfikowana przez człowieka
Kiedy robot OCR wykona swoją pracę, zdigitalizowane dane podlegają sprawdzeniu przez wyznaczonego przez nas specjalistę, który weryfikuje ich poprawność i wprowadza ewentualne poprawki. To rozwiązanie zapewnia ~99,5% precyzji. Mamy świadomość, że jako księgowy zazwyczaj trzykrotnie sprawdzasz poprawność swojej pracy, jednak z digitalizacją weryfikowaną przez człowieka możesz być spokojny o dokładność danych.
W związku z tym, że w tym procesie uczestniczą specjaliści, nie dzieje się on natychmiast. Średni czas digitalizacji wynosi około 5 godzin w trakcie dnia roboczego. Zaplanowaliśmy ten proces tak, aby czas oczekiwania nie przekraczał 24 godzin od momentu dodania dokumentu.
W tym video możesz zapoznać się z różnicami pomiędzy digitalizacją automatyczną, a tą weryfikowaną przez człowieka, natomiast tutaj sprawdzisz nasze plany cenowe. Tak jak w przypadku integracji, rodzaj digitalizacji i plany cenowe mogą być wybrane dla każdego Twojego klienta indywidualnie.
Nasze plany cenowe zawierają kilka możliwości w zakresie ilości użytkowników i procesowanych dokumentów miesięcznie. Pamiętaj, że biura rachunkowe zarządzające co najmniej 2 kontami firmowymi otrzymują darmową rolę administratora na każdym z kont.
#4 Zarządzaj użytkownikami w prosty sposób
Kiedy Twoje konto jest już gotowe, potrzebujesz określić jego użytkowników, aby móc zacząć dodawać dokumenty. W CostPocket mamy dwa rodzaje ról:
- Użytkownicy - osoby z rolą zwykłego użytkownika mogą dodawać, wyświetlać i edytować tylko dodane przez siebie dokumenty i raporty.
- Administratorzy - oprócz uprawnień zwykłych użytkowników, administratorzy posiadają również pełną kontrolę nad kontem firmowym. W zakresie uprawnień tej roli są m.in.: edycja informacji o firmie, zmiana planów cenowych, dodawanie i usuwanie użytkowników, ustawienia integracji. Administratorzy mogą również wyświetlić i edytować każdy dokument i raport.
Osoba rejestrująca konto w CostPocket automatycznie otrzymuje rolę administratora oraz określa role użytkowników, których zaprasza do dołączenia. Zalecamy przypisanie roli administratora wyłącznie księgowym oraz właścicielom firmy.
#5 Sprawdź możliwości dysku w chmurze
Poza aplikacją mobilną, CostPocket oferuje również dostęp do dysku w chmurze przeznaczonego do użytku na dużym ekranie. To narzędzie jest szczególnie doceniane przez księgowych, którym umożliwia ono pracę nad wszystkimi zdigitalizowanymi dokumentami w jednym miejscu, tworzenie z nich raportów i przesyłanie ich do programu księgowego.
Jeśli stworzyłeś już swoje konto CostPocket, zapoznaj się z dyskiem w chmurze tutaj. Ta usługa jest bezpłatna!
#6 Ustawienia zaawansowane i inne funkcje
CostPocket jest prostym w użyciu narzędziem, jednak bogatym w funkcje. Jedną z dodatkowych opcji, jakie oferuje są ustawienia zaawansowane, gdzie możesz sprecyzować rodzaj danych wymaganych podczas dodawania nowych dokumentów:
- Wybierz rodzaje kosztów dla danej firmy tak, aby użytkownicy mogli szybko i trafnie określić swoje wydatki.
- Ustaw tryb ekspresowy jeśli chcesz, aby dokumenty były dodawane bez konieczności podawania dodatkowych informacji. Ta opcja jest często wykorzystywana przez właścicieli firm z racji oszczędności czasu, który oferuje.
- Włącz funkcję oznaczania płatności jako dokonaną z funduszy prywatnych lub firmowych. Ten krok jest istotny dla firm, w których poszczególne opłaty są wykonywane zarówno z pieniędzy firmowych, jak i prywatnych. Dodanie tych informacji w CostPocket usprawnia późniejszą pracę księgowego i eliminuje konieczność zadawania dodatkowych pytań.
Czy wspominaliśmy już, że w CostPocket możesz również tworzyć raporty z podróży? Wciąż pracujemy też nad nowymi funkcjami, jak kalkulator diet, ewidencja przebiegu pojazdu czy e-faktury.
Podsumowanie
Możesz zacząć używać CostPocket w przeciągu kilku minut, jednak potrzeba nieco więcej czasu, aby wykorzystać pełen potencjał aplikacji. Wypróbuj automatyczną digitalizację z darmowym pakietem Demo i zrób pierwszy krok w kierunku księgowości bez papieru!
Jeśli chciałbyś zapytać o coś na temat CostPocket, skontaktuj się z nami mailowo pod adresem kamila@costpocket.ee lub telefonicznie pod numerem +48 570 535 203. Chętnie odpowiemy na wszelkie pytania!
