Zatwierdzanie wydatków

Proces zatwierdzania wydatków można aktywować w aplikacji lub na komputerze.

W tym celu przejdź do Ustawienia > Pozostałe usługi > Zatwierdzanie wydatków:

Następnie włącz opcję “zatwierdzanie wydatków” oraz “dodaj proces zatwierdzania”:

Dodaj użytkownika lub użytkowników, którzy będą zatwierdzać dokumenty:

Gratulacje! Skonfigurowałeś pierwszą rundę zatwierdzającą. Od teraz wskazana osoba zatwierdzająca będzie musiała zatwierdzić lub odrzucić wszystkie dodane do tego konta dokumenty.

Po przesłaniu dokumentu użytkownik zobaczy następujący widok:

Osoba zatwierdzająca otrzyma e-mail z powiadomieniem: 

Gdy osoba zatwierdzająca otworzy aplikację, zobaczy następujące powiadomienie:

  
Osoba zatwierdzająca może wówczas wybrać jedną z trzech opcji: ZATWIERDŹ, ODMÓW lub Inne opcje:

   
Wybierając "Inne opcje", mamy do wyboru:

Dodaj komentarz i potwierdź - możesz dodać komentarz przed zatwierdzeniem.

Dodaj osobę zatwierdzającą - możliwe jest dalsze delegowanie zatwierdzania lub dodanie osoby zatwierdzającej.

Po zatwierdzeniu dokument przekazywany jest do programu księgowego.
   

Istnieje możliwość ustalenia zasad ogólnych obowiązujących w firmie oraz zasad związanych z konkretną rundą zatwierdzeń.
  

Ustawienia ogólne dotyczą wszystkich rund zatwierdzania w firmie:

Domyślna decyzja - Jeżeli dokument nie trafi do żadnej rundy zatwierdzania, zostanie wykonana decyzja domyślna (Zatwierdzony/Odrzucony).

Limit kwoty zatwierdzanej automatycznie - określa kwotę, poniżej której system automatycznie zatwierdza dokument (przykład limitu: 200 zł - wszystkie dokumenty poniżej 200zł są zatwierdzane automatycznie).

Deleguj zatwierdzanie dowolnej osobie - to ustawienie umożliwia użytkownikom delegowanie zatwierdzania dokumentów innym użytkownikom.

Wyłącz powiadomienia e-mail - kiedy opcja jest włączona, system nie wysyła powiadomień na adres e-mail osoby zatwierdzającej dokument. 

Na danym koncie możesz utworzyć kilka odrębnych procesów zatwierdzania. Każdy proces może mieć osobne ustawienia:

Docelowi użytkownicy - określ użytkowników, których dokumenty będą objęte tą rundą zatwierdzania (np. dział sprzedaży, dział marketingu)

Runda numer 1 - dodaj osobę zatwierdzającą - określ użytkowników, którzy będą zatwierdzać dokumenty tej rundy zatwierdzania.

Typ dokumentu do zatwierdzenia - ustaw rodzaje dokumentów, które będą pojawiać się w danym kręgu akceptacji.

Możesz określić, jakie reguły będą używane do konkretnego procesu zatwierdzania:

Limit kwoty zatwierdzanej automatycznie (PLN) - określa kwotę, poniżej której system automatycznie zatwierdza dokument dla tego konkretnego procesu zatwierdzania:   

Maksymalna kwota, która może zostać zatwierdzona (PLN) -  dla każdego procesu zatwierdzenia można ustawić maksymalną kwotę, jak osoby zatwierdzające będą mogły zatwierdzić. Dokument powyżej tej kwoty zostanie automatycznie odrzucony.

Limit wydatków (PLN) - istnieje możliwość ustawienia miesięcznego, kwartalnego lub rocznego limitu wydatków dla danego procesu zatwierdzenia: