Kuinka asettaa hyväksymiskierrokset kuludokumenteille

Hyväksymiskierrokset voidaan aktivoida CostPocket sovelluksessa  tai tietokoneen selaimella. Voit tehdä tämän siirtymällä kohtaan Asetukset -> Muut palvelut -> Hyväksymiskierrokset -> + LISÄÄ TYÖJÄRJESTYS

Lisää yksi tai useampi käyttäjä, jotka hyväksyvät kuludokumentteja:

Olet asettanut ensimmäisen hyväksymiskierroksen, jonka aktivoit painamalla sinistä painiketta oikeasta yläkulmasta. Tämän jälkeen hyväksyjän on hyväksyttävä kaikki asiakirjat.

Käyttö

Asiakirjan lähettämisen jälkeen käyttäjän digitoima kuitti näkyy yllä “Hyväksytään” tilassa:

Hyväksyjä saa sähköpostin:

Kun hyväksyjä avaa sovelluksen, hän saa alla olevan näkymän:

Kun hyväksyjä on valinnut jonossa olevan tehtävän, hän näkee dokumentin ja voi valita : HYVÄKSY ,  HYLKÄÄ  tai Muut vaihtoehdot

Muut vaihtoehdot alta löydät vaihtoehdot: Lisää kommentti ja hyväksy - voit lisätä haluamasi kuluun kiittyvän kommentin ennen hyväksyntää.

Lisää hyväksyjä – mahdollistaa kulun delegoinnin toiselle hyväksyjälle

Hyväksynnän jälkeen asiakirja välitetään kirjanpito-ohjelmistoon.

ASETUKSET

Yritykselle on mahdollista asettaa yleisiä sääntöjä ja tiettyyn hyväksyntäpiiriin liittyviä sääntöjä. 

Yleiset asetukset koskevat kaikkia yrityksen hyväksyntäpiirejä.

Oletuspäätös - Jos asiakirja ei mene minkään hyväksyntäkierroksen alle, sen kanssa suoritetaan oletustoiminto (hyväksytty/hylätty). Automaattisesti hyväksyttävissä oleva maksimisumma -  määrittää summan, jonka alapuolella järjestelmä vahvistaa automaattisesti summan (esimerkiksi 50 euroa, kaikki alle 50 euron asiakirjat vahvistetaan automaattisesti).

Lisää käyttäjä  – Tämän asetuksen avulla käyttäjät voivat delegoida dokumenttien hyväksynnän muille käyttäjille.   Poista sähköpostimuistutukset käytöstä - järjestelmä lähettää ilmoituksen hyväksyttävästä dokumentista hyväksyjän sähköpostiin.

Jokaiselle hyväksyntäkierrokselle voidaan luoda eri säännöt

Työjärjestys 1 - määritä käyttäjät, joiden asiakirjat menevät tämän hyväksyntäkierroksen alle (esim. myyntiosasto, markkinointiosasto)

Kierros nro 1 - määritä käyttäjät, jotka hyväksyvät tämän hyväksyntäkierroksen asiakirjat.

+Lisää kriteeri linkistä aukeaa Työjärjestys1 säännöt, jossa voit määrittää, millä säännöillä asiakirjat valitaan kuhunki vahvistusikkunaan. 

Hyväksyttävän kulun tyyppi  - määritä asiakirjatyypit, jotka näkyvät tietyssä hyväksyntäkierroksessa.  

Tavoite määrä (EUR) -  aseta hyväksyttävän asiakirjan summan vaihteluväli, joka näkyy valitussa hyväksyntäkierroksessa.  

Kohdistetut kustannystyypit-  valitse kulutyypit, joita tämä hyväksyntäkierros koskee.

On myös mahdollista asettaa sääntö, jonka perusteella asiakirjat hyväksytään. Automaattisesti hyväksyttävävissä oleva maksimisumma (EUR) - jokaiselle hyväksyntäkierrokselle on mahdollista lisätä enimmäismäärä, jonka alapuolella asiakirjat hyväksytään automaattisesti. Hyväksyttävissä oleva maksimisumma (EUR) - jokaiselle hyväksyntäkierrokselle on mahdollista asettaa enimmäismäärä, jonka tämän hyväksyntäkierroksen hyväksyjät voivat hyväksyä.

Kulutusraja (EUR) – lähettäjän kuluille on mahdollista asettaa kuukausi-, neljännesvuosi- tai vuosikulutusraja.