Kuidas kasutada CostPocketit koos Excellent Booksiga?

Ühendades Excellent Booksi CostPocketiga, saad digiteerida ja saata Standard booksi süsteemi üksikuid dokumente ning kulu- ja lähetusaruandeid. Lisaks on võimalik võtta vastu ja saata e-arveid, luua kinnitusringe, pidada sõidupäevikut ja koostada kaardiaruandeid.

Excellent Booksi koduleht

Enne Costpocketi teenuse aktiveerimist tuleb täita järgnev seadistus oma programmis:

"Moodul Üldine" > "Seadistused" > "Ettevõtte andmed".

Veendu, et seadistuses oleks täidetud oma ettevõtte „Registreerimisnr.1 “ lahter ja „Riik“.

NB! Reg.nr ei tohi sisaldada tühikuid. Riik peab olema “EE”, saad valida Ctrl+Enter klahvikombinatsiooniga.

CostPocketi teenuse aktiveerimine Excellent Books 8 versioonis tuleb teha seadistuses "Üldine" > "Seadistused" > "E-teenuste seadistused" > osa „Muud teenused“ (vt. joonis 1).

Seadistuse aknas on näha nimekiri erinevatest teenustest. Vajuta CostPocket kõrval asuvale nupule “Aktiveeri” (linnukest märkima ei pea).

Vajutamise järel ilmub uus aken (vt. joonis 2).

Aktiveerimise aknas (joonis 2) on kuvatud järgnevad valikud:

E-mail -Sinu isiku või globaalse kasutaja kaardile sisestatud e-mail, millele luuakse CostPocket konto või millega seotakse olemasolev konto. Kui on soov kasutada teist e-maili aadressi, saad antud aknas seda muuta.

Ettevõte reg. nr - Ettevõte registrikood, millega seotakse Costpocket teenus. Eeldusel, et reg.nr on täidetud „Ettevõtte andmete“ seadistuses (vt. punkt I).

Nimi ja perenimi – Kasutaja ees- ja perekonnanimi (Isiku või globaalse kasutaja kaardilt), kelle kasutajaga aktiveeritakse CostPocketi teenus. NB! Ees- ja perekonnanimi peavad olema korrektselt kirjutatud ja tühikuga eraldatud.

CostPocketi teenuse aktiveerimiseks vajuta nupule “Aktiveeri” (Joonis 2).

Ava uuesti moodul Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused > osa „Muud teenused“ (vt. joonis 3). Kontrolli, et lahtris „Süsteemi teade“ on tekst: „Registreerimine õnnestus!“

Kui CostPocketi keskkonnas puudus samanimelise ettevõtte reg.nr., siis luuakse uus ettevõtte konto, kasutades reg.nr-t, mis oli seadistatud Excellent Booksi programmis moodulis Üldine > Seadistused > Ettevõtte andmed. Samuti genereeritakse “token” ehk unikaalne ühenduse võti, mida kasutatakse Excellent Books programmi ja CostPocketi konto sidumiseks.

CostPocketi ja Excellent Booksi liidestuse loomise kohta on Standard Books loonud ka väga põhjaliku juhendi enda kodulehel.

Aktiveeri nuppu vajutades:
• Luuakse ettevõte CostPocketis (kui seda ettevõtet ei ole veel CostPocketis);
• Liidestuse aktiveerija lisatakse CostPocketis administraatoriks;
• Ettevõttele lisatakse CostPocketi liidestus.

Õnnitleme, olete nüüd CostPocketi teenuse aktiveerinud.

Nüüd laadige alla CostPocketi äpp või kasutage arvutis.  Kui Teil ei ole veel CostPocketis kasutajat, siis registreerige kasutaja sama emailiga, mida kasutate Standard Booksis. Kasutaja registreerimise õpetus on siin.  

Nüüd saad alustada dokumentide ja aruannete lisamisega CostPocketisse. Järgmises lõigus toome välja erinevad viisid, kuidas dokumente sisestada:

Üleslaadimine äpis
Emaili teel saatmine
Üleslaadimine pilvekeskkonnas

Dokumente on võimalik ka otse aruandesse edastada emaili teel. Siit leiate juhendid, kuidas igat tüüpi aruannet CostPocketis luua:

Kuluaruanne
Lähetusaruanne
Sõidupäevik

Võimalus on vastu võtta ja saata e-arveid ning luua ka luua kinnitusringi.

Ükshaaval saadetud dokumendid tulevad Standard Booksi moodul Ostuarved > Register "Tarnija e-arved".

Kuludokument näeb välja selline:

Originaalpilt on ka kaasas kirjaklambri all

Kui tšeki/arve info on korrektne ja see soovitakse üle kanda Ostuarveks või Kulutuse kaardiks, siis tuleb siin märkida valik Hetkeseis = OK ning seejärel valida “Koosta” menüüst „Ostuarve“ või „Kulutus“.

NB! Selleks, et kasutaja tohiks tšekist kulutuse kaarti koostada, on tarvis selle kasutaja kasutajagrupile lisada õigus: Toiming / Kulutuste koostamine tarnija e-arvetest / Täis“

Selle õiguseta ei saa kasutaja siit kulutusi koostada.

Aruanded tulevad moodul Kulutused > Register “Kulutused"

Kuluaruanne:

PDF aruanne on ka kirjaklambri all

See väärtus on CostPocketi puhul dünaamiline, st muutub vastavalt sellele, kui palju on andmebaasis ettevõtteid. Aluseks on sealsamas seadistuses olev Tarnija arvete vastuvõtmise intervall.

 Seda saab muuta: Tehnika > Seadistused > E-teenuste ajastamine > Tarnija e-arvete vastuvõtmine. Tarnija e-arvete vastuvõtmise intervall ei saa olla vähem kui 60 sek.

Minge Excellent Booksis Moodul Kulutused > Seadistused > CostPocketi kulukontod.

Määrake igale CostPocketi kulukontole vastav konto Booksis.

Lisaks on võimalik valida Oma valik, nii oskab programm kokku viia CostPocketisse lisatud kululiigi Booksi kululiigia.
Päevarahade automatiseerimiseks lisage "dailyAllowance"
Isikliku sõiduauto hüvitamise automatiseerimiseks "privateCar"

Olukorras, kus üksikud dokumendid jõuavad Booksi, aga kuluaruanded ei jõua, kontrollige üle kulutuste numbriseeria.

Kulutuste numbriseeria pole kohustuslik. Kuid kui oled moodulis Kulutused seadistuse "Numbriseeriad - Kulutused" täitnud, siis peab siin olema numbrite vahemik vajaliku perioodi jaoks.

CostPocketi ja Excellent Booksi veebiseminar