Kuidas kasutada CostPocketit koos Standard Booksiga?

Standard Booksi koduleht
E-arvete saatmine ja vastuvõtmine Standard Booksist CostPocketi abiga

Video, kuidas kogu protsess välja näeb:

Enne Costpocketi teenuse aktiveerimist tuleb täita järgnev seadistus oma programmis:

"Moodul Üldine" > "Seadistused" > "Ettevõtte andmed".

Veendu, et seadistuses oleks täidetud oma ettevõtte „Registreerimisnr.1 “ lahter ja „Riik“.

NB! Reg.nr ei tohi sisaldada tühikuid. Riik peab olema “EE”, saad valida Ctrl+Enter klahvikombinatsiooniga.

CostPocketi teenuse aktiveerimine Standard Books 8 versioonis tuleb teha seadistuses "Üldine" > "Seadistused" > "E-teenuste seadistused" > osa „Muud teenused“ (vt. joonis 1).

Seadistuse aknas on näha nimekiri erinevatest teenustest. Vajuta CostPocket kõrval asuvale nupule “Aktiveeri” (linnukest märkima ei pea).

Vajutamise järel ilmub uus aken (vt. joonis 2).

Aktiveerimise aknas (joonis 2) on kuvatud järgnevad valikud:

E-mail -Sinu isiku või globaalse kasutaja kaardile sisestatud e-mail, millele luuakse Costpocket konto või millega seotakse olemasolev konto. Kui on soov kasutada teist e-maili aadressi, saad antud aknas seda muuta.

Ettevõte reg. nr - Ettevõte registrikood, millega seotakse Costpocket teenus. Eeldusel, et reg.nr on täidetud „Ettevõtte andmete“ seadistuses (vt. punkt I).

Nimi ja perenimi – Kasutaja ees- ja perekonnanimi (Isiku või globaalse kasutaja kaardilt), kelle kasutajaga aktiveeritakse Costpocket teenus. NB! Ees- ja perekonnanimi peavad olema korrektselt kirjutatud ja tühikuga eraldatud.

Costpocket teenuse aktiveerimiseks vajuta nupule “Aktiveeri” (Joonis 2).

Ava uuesti moodul Üldine > Seadistused > E-teenuste seadistused > osa „Muud teenused“ (vt. joonis 3). Kontrolli, et lahtris „Süsteemi teade“ on tekst: „Registreerimine õnnestus!“

Kui Costpocket keskkonnas puudus samanimelise ettevõtte reg.nr., siis luuakse uus ettevõtte konto, kasutades reg.nr-t, mis oli seadistatud Standard Booksi programmis moodulis Üldine > Seadistused > Ettevõtte andmed. Samuti genereeritakse “token” ehk unikaalne ühenduse võti, mida kasutatakse Standard Books programmi ja Costpocket konto sidumiseks.

Aktiveeri nuppu vajutades:
• Luuakse ettevõte CostPocketis (kui seda ettevõtet ei ole veel CostPocketis);
• Liidestuse aktiveerija lisatakse CostPocketis administraatoriks;
• Ettevõttele lisatakse CostPocketi liidestus.

Õnnitleme, olete nüüd CostPocketi teenuse aktiveerinud.

Nüüd laadige alla CostPocketi äpp või kasutage arvutis.  Kui Teil ei ole veel CostPocketis kasutajat, siis registreerige kasutaja sama emailiga, mida kasutate Standard Booksis. Kasutaja registreerimise õpetus on siin.  

Standard Booksi on võimalik saata kõiki dokumente ühekaupa või siis koos aruannetega (kulu- ja lähetusaruanded).

Minge "Seaded" > "Raamatupidamise seadistamine" > "Luba aruande esitamine". Soovitame kasutada liidestust koos aruannetega.

Ükshaaval - kõik dokumendid saadetakse üksikult kohe edasi Standard Booksi moodul Ostuarved > Register “Tarnija e-arved“.

Koos aruannetega - dokumente on võimalik saata nii üksikult, kui ka aruannetena  (kulu- ja lähetusaruanded). Aruanded jõuavad Standard Booksi moodul Kulutused > Register “Kulutused".

Õpetus, kuidas esitada tšekki

Õpetused, kuidas teha aruandeid:
Kuluaruanne
Lähetusaruanne
Sõidupäevik

Õpetus, kuidas edastada emailile tulnud dokumente.

Dokumentide ja aruannete jõudmine Standard Booksi:

Ükshaaval saadetud dokumendid tulevad Standard Booksi moodul Ostuarved > Register "Tarnija e-arved".

Kuludokument näeb välja selline:

Originaalpilt on ka kaasas kirjaklambri all

Kui tšeki/arve info on korrektne ja see soovitakse üle kanda Ostuarveks või Kulutuse kaardiks, siis tuleb siin märkida valik Hetkeseis = OK ning seejärel valida “Koosta” menüüst „Ostuarve“ või „Kulutus“.

NB! Selleks, et kasutaja tohiks tšekist kulutuse kaarti koostada, on tarvis selle kasutaja kasutajagrupile lisada õigus: Toiming / Kulutuste koostamine tarnija e-arvetest / Täis“

Selle õiguseta ei saa kasutaja siit kulutusi koostada.

Aruanded tulevad moodul Kulutused > Register “Kulutused"

Kuluaruanne:

PDF aruanne on ka kirjaklambri all

See väärtus on Costpocketi puhul dünaamiline, st muutub vastavalt sellele, kui palju on andmebaasis ettevõtteid. Aluseks on sealsamas seadistuses olev Tarnija arvete vastuvõtmise intervall.

Minge Standard Booksis Moodul Kulutused > Seadistused > Costpocketi kulukontod.

Määrake igale CostPocketi kulukontole vastav konto Standard Booksis.

Lisaks on võimalik valida Oma valik, nii oskab programm kokku viia CostPocketisse lisatud kululiigi Standard Booksi kululiigia.
Päevarahade automatiseerimiseks lisage "dailyAllowance"
Isikliku sõiduauto hüvitamise automatiseerimiseks "privateCar"

CostPocketi ja Standard Booksi veebiseminar